Tout savoir sur l’assemblée générale de copropriété

L’assemblée générale est la réunion annuelle qui réunit l’ensemble des copropriétaires. Lors de cet échange obligatoire, des décisions importantes et nécessaires sont votées par les copropriétaires.

Lors de l’assemblée générale, on valide :

  • les comptes,
  • les dépenses et les budgets,
  • on désigne le syndic,
  • on prend toutes les décisions liées à l’organisation, à la gestion et aux travaux de la copropriété.

 

Pour que toutes ces décisions soient valables, il doit y avoir quorum, c’est-à-dire un nombre minium de votants réunis. L’assemblée générale de copropriété, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, se réunit après convocation de chacun de ses membres.

Définition, convocation, déroulement, vote, pouvoir, compte-rendu… Cotoit vous guide pour tout comprendre.

Sommaire

Qu’est-ce qu’une assemblée générale de copropriété ?

L’assemblée générale est l’instance qui réunit l’ensemble des copropriétaires. Lors de cette réunion, les décisions importantes et nécessaires au fonctionnement de la copropriété sont votées par les copropriétaires.

Lors de l’assemblée générale, on valide les comptes, les dépenses et les budgets, on désigne le syndic, on prend toutes les décisions liées à l’organisation, à la gestion et aux travaux de la copropriété.

Si elle n’est pas obligatoire, la présence de tous les copropriétaires est fortement recommandée. L’assemblée générale de copropriété se déroule en trois temps :

  • la convocation à l’AG ;
  • le déroulement de l’AG ;
  • le compte-rendu de l’AG
 

La convocation à l’assemblée générale

L’assemblée générale doit avoir lieu au moins une fois par an. Le syndic de copropriété remet à chaque copropriétaire une convocation à l’AG. La convocation doit être adressée par courrier recommandé avec avis de réception au moins 21 jours avant la tenue de l’AG.

L’ordre du jour doit être fixé avant la tenue de la réunion. Il s’agit d’un document qui récapitule toutes les questions qui seront soumises au vote lors de l’assemblée générale.

Qui convoque l’AG ?

Chaque année, le syndic de copropriété convoque une AG réunissant l’ensemble des copropriétaires. Cette convocation doit être envoyée dans un délai de six mois à partir du dernier jour de l’exercice comptable de l’année précédente.

À noter 

Le syndic doit indiquer la date de la prochaine AG et mentionner la possibilité offerte aux copropriétaires de demander l’inscription de questions à l’ordre du jour.

Tout copropriétaire peut également demander au syndic de convoquer une AG, à ses frais. Dans ce cas, il peut faire inscrire à l’ordre du jour des questions qui concernent ses droits ou obligations uniquement.

Pour ce faire, le copropriétaire doit faire sa demande en précisant les questions qu’il souhaite voir figurer à l’ordre du jour ainsi que son projet de résolution.

À compter de la demande, le syndic de copropriété a 15 jours pour informer le copropriétaire des frais prévisionnels et des honoraires. Ensuite, le syndic convoquera une AG dans les 45 jours suivant le paiement des frais par le copropriétaire.

Si l’assemblée générale est convoquée par plusieurs copropriétaires, la répartition des frais et honoraires doit être précisée par ces derniers. Sans précisions, la répartition se fera en parts égales entre les copropriétaires.

Comment est fixé l’ordre du jour de l’AG ?

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle est établi par le syndic de copropriété en concertation avec le conseil syndical.

Cet ordre du jour doit regrouper l’ensemble des questions qui seront soumises au vote lors de l’assemblée générale. Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander au syndic de faire figurer une question à l’ordre du jour de la prochaine AG. Cette demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception avant l’envoi de la convocation par le syndic.

À noter

Un sujet non inscrit à l’ordre du jour pourra être discuté lors de l’assemblée générale. Cependant, ce sujet ne pourra pas faire l’objet d’un vote. Pour être voté, il devra être inscrit à l’ordre du jour lors de l’AG suivante.

Le contenu de la convocation à l’AG

convocation à l'assemblée générale de copropriété

Chaque convocation à l’assemblée générale annuelle doit mentionner les informations suivantes :

  • le lieu de l’AG ;
  • la date et l’heure de l’AG ;
  • l’ordre du jour et toutes les questions soumises au vote des copropriétaires ;
  • les modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’AG.

Le syndic doit également joindre à la convocation un formulaire permettant à chaque copropriétaire de voter par correspondance.

Les pièces suivantes doivent être jointes à la convocation :

  • les documents comptables de la copropriété (état financier, compte de gestion, projet de budget pour l’année à venir, etc.) ;
  • les projets de contrats (travaux, syndic, etc.) ;
  • les projets de modification du règlement de copropriété.

Pourront également être jointes à la convocation les pièces nécessaires à l’information des copropriétaires comme les annexes comptables, les avis du conseil syndical, le compte-rendu d’exécution de mission du syndic sur l’année écoulée, etc.

Avant la tenue de l’AG, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives des charges de copropriété classées par catégorie. Le lieu de consultation peut être le siège du syndic ou le lieu d’accueil des copropriétaires. Le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives doivent être mentionnés dans la convocation.

Le déroulement d’une assemblée générale de copropriété

L’assemblée générale se tient généralement dans la ville où se situe la copropriété. Les copropriétaires ont la possibilité de participer à l’AG en présentiel, en visioconférence ou en audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique. Si un copropriétaire souhaite participer à distance, il doit en informer le syndic par tous moyens trois jours francs (au plus tard) avant l’AG.  

Les participants de l’assemblée générale sont :

  • les copropriétaires ;
  • le syndic de copropriété (il assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’AG) ;
  • le président de séance (il peut s’agir d’un copropriétaire ou du président du conseil syndical).

Peuvent également être invités à y participer un ou plusieurs scrutateurs (désignés parmi les copropriétaires à la majorité simple de l’article 24, en début de séance) et éventuellement un ou plusieurs observateurs extérieurs.

Les observateurs extérieurs

Les locataires de la copropriété n’ont pas le droit de participer aux AG. Cependant, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée peuvent y assister si elles le désirent. 

Par ailleurs, si elle obtient l’accord des membres du syndicat, une personne extérieure (par exemple un architecte, un artisan, un avocat ou un futur acquéreur) a la possibilité d’assister à une AG.

Donner son pouvoir à un mandataire

Si un copropriétaire est dans l’impossibilité d’assister à l’assemblée générale, il peut donner pouvoir à la personne de son choix pour qu’elle vote en son nom lors de l’assemblée générale. Ce mandataire doit être une personne physique et il peut être membre ou non du syndicat de copropriétaires.

À noter

Ce mandat ne peut être donné au syndic, au conjoint, aux ascendants et aux descendants. Il ne peut pas être donné à un salarié du syndic (ou conjoint, ascendants ou descendants de ce dernier).

Un mandataire ne pourra posséder plus de trois pouvoirs de vote. Cette limite est fixée pour limiter l’influence du représentant lors des votes de l’AG.

En donnant ses pouvoirs au mandataire, le copropriétaire peut lui transmettre des consignes de vote, en informant le mandataire s’il vote « POUR » ou « CONTRE » pour chaque question à l’ordre du jour. Le document sera remis au syndic en début d’AG avec le mandat.

Bon à savoir

Il est important de choisir un mandataire digne de confiance qui respectera vos instructions, car rien n’oblige votre représentant à le faire et le syndic ne pourra s’opposer au vote du mandataire, même si celui-ci est contraire à vos instructions.

La feuille de présence

Lors de l’assemblée générale, une feuille de présence indique le nom, le domicile et le nombre de voix de chaque copropriétaire, qu’il soit :

  • présent physiquement ou représenté ;
  • participant par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ;
  • absent et ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Généralement présentée sous forme de tableau, la feuille de présence peut comporter plusieurs feuilles en fonction de la taille de la copropriété.

Elle doit être signée par chaque copropriétaire ou par son mandataire. La signature n’est pas exigée lors des participations à distance.

En cas d’arrivée en retard ou de départ anticipé d’un copropriétaire, l’heure doit être mentionnée sur la feuille de présence.

En fin de séance, la feuille de présence devra être certifiée exacte par le président de séance désigné par l’AG et elle sera annexée au procès-verbal de réunion.

 

assemblée générale de copropriété

Comment voter lors de l’assemblée générale ?

Lors de l’assemblée générale, les questions/résolutions inscrites à l’ordre du jour sont soumises à un vote. Les règles de vote et de majorité peuvent varier selon la nature de la décision à prendre.

Les copropriétaires présents ou représentés sont appelés à voter « POUR » ou « CONTRE », que ce soit par écrit ou à main levée, pour identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et comptabiliser leurs voix, ou s’abstenir de voter.

En effet, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa quote-part des parties communes, généralement exprimée en tantièmes. Ces derniers correspondent à la fraction du lot possédé, par rapport à l’ensemble de la copropriété. Pour connaître le nombre de voix de chaque copropriétaire, il faut se reporter au règlement de copropriété et à létat descriptif de division.

Les règles de majorité en AG

La loi du 10 juillet 1965 a listé les différentes règles de majorité applicables selon la nature et l’importance des résolutions soumises au vote lors de l’assemblée générale.

La majorité simple (article 24) concerne les décisions relatives à la gestion courante de la copropriété. La majorité est calculée sur les copropriétaires présents ou représentés (elle ne prend pas en compte les abstentions et les copropriétaires non représentés).

Parmi les résolutions soumises à la majorité simple, citons notamment :

  • l’adoption du budget prévisionnel ;
  • l’approbation annuelle des comptes et de l’activité ;
  • le quitus au syndic ;
  • l’organisation et le fonctionnement du conseil syndical ;
  • les travaux d’entretien de l’immeuble ;
  • l’adaptation du règlement de copropriété (en cas d’évolutions législatives).

La majorité absolue (article 25) est utilisée pour les décisions qui concernent les organes de la copropriété et la sécurité de l’immeuble. Elle prend en compte les abstentions et les personnes non représentées.

Parmi les résolutions soumises à la majorité absolue, il y a par exemple :

  • la désignation et la révocation du syndic ou du conseil syndical ;
  • les travaux d’économie d’énergie ;
  • le ravalement imposé par l’administration ;
  • les travaux de transformation, d’addition ou d’amélioration de l’immeuble.

La double majorité (article 26) concerne la modification de l’organisation de la copropriété. Une résolution relevant de la double majorité doit rassembler la majorité des copropriétaires et représenter 2/3 des tantièmes de la copropriété.

Parmi les résolutions soumises à la double majorité, citons :

  • la modification du règlement de copropriété ;
  • la suppression du poste de concierge ou de gardien.

 

L’unanimité (article 26) est celle de l’ensemble des copropriétaires (pas uniquement celle des personnes présentes ou représentées). Elle est appliquée pour la vente de parties communes, la suppression d’un équipement collectif ou la modification de la répartition des charges de copropriété.

Bon à savoir

Si lors d’un premier vote, un vote à la majorité absolue obtient au moins un tiers des voix, un second tour est organisé à la majorité simple. De même, si lors d’un premier tour à la double majorité, la moitié des voix est obtenue, on organise un second tour à la majorité absolue.

Le procès-verbal d’assemblée générale de copropriété

Lors de l’assemblée générale, un procès-verbal des décisions est rédigé. Ce compte-rendu de réunion est établi par le syndic de copropriété. Ce document est signé à la fin de la séance (ou au plus tard dans les huit jours) par le président de séance, le secrétaire et le(s) scrutateur(s).

Le procès-verbal est inscrit par le syndic dans un registre. Le syndic doit en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.

À noter

Le registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être établis sous forme électronique et signés dans les mêmes conditions.

Le contenu du procès-verbal d’AG

Le procès-verbal de l’assemblée générale doit mentionner les éléments suivants :

  • le résultat du vote pour chaque question inscrite à l’ordre du jour ;
  • les noms et le nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à des copropriétaires défaillants ;
  • les réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions ;
  • les incidents techniques qui ont pu empêcher un copropriétaire de faire connaître son vote par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ;
  • l’indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical, un autre membre du conseil syndical ou le président de séance en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire.

Dans un délai d’un mois, le syndic doit informer les copropriétaires opposants ou défaillants (ni présents, ni représentés) des décisions prises lors de l’assemblée générale, par courriel ou lettre recommandée avec accusé de réception.

À compter de cette notification démarre le délai de contestation des décisions d’AG devant le tribunal. Un recours doit être déposé dans un délai de deux mois à partir de la notification.


L’information aux occupants

Les décisions prises lors de l’AG doivent être affichées dans les parties communes de l’immeuble lorsqu’elles entraînent des conséquences sur les conditions d’occupation de l’immeuble ou sur les charges.

Le syndic de copropriété doit informer tous les occupants de la copropriété (qu’ils soient bailleurs, locataires ou propriétaires occupants) des décisions prises dans un délai de trois mois après la tenue de l’AG.

Vous savez désormais tout ce qu’il y a à savoir sur l’organisation d’une assemblée générale de copropriété !

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