L’assemblée générale est la réunion annuelle qui réunit l’ensemble des copropriétaires. Lors de cet échange obligatoire, des décisions importantes et nécessaires sont votées par les copropriétaires.
Lors de l’assemblée générale, on valide :
- les comptes,
- les dépenses et les budgets,
- on désigne le syndic,
- on prend toutes les décisions liées à l’organisation, à la gestion et aux travaux de la copropriété.
Pour que toutes ces décisions soient valables, il doit y avoir quorum, c’est-à-dire un nombre minium de votants réunis. L’assemblée générale de copropriété, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, se réunit après convocation de chacun de ses membres.
Définition, convocation, déroulement, vote, pouvoir, compte-rendu… Cotoit vous guide pour tout comprendre.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale de copropriété ?
L’assemblée générale est l’instance qui réunit l’ensemble des copropriétaires. Lors de cette réunion, les décisions importantes et nécessaires au fonctionnement de la copropriété sont votées par les copropriétaires.
Lors de l’assemblée générale, on valide les comptes, les dépenses et les budgets, on désigne le syndic, on prend toutes les décisions liées à l’organisation, à la gestion et aux travaux de la copropriété.
Si elle n’est pas obligatoire, la présence de tous les copropriétaires est fortement recommandée. L’assemblée générale de copropriété se déroule en trois temps :
- la convocation à l’assemblée générale ;
- le déroulement de l’assemblée générale ;
- le compte-rendu de l’assemblée générale
La convocation à l’assemblée générale
L’assemblée générale doit avoir lieu au moins une fois par an. Le syndic de copropriété remet à chaque copropriétaire une convocation à l’assemblée générale. La convocation doit être adressée par courrier recommandé avec avis de réception au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale.
L’ordre du jour doit être fixé avant la réunion de l’assemblée générale. Ce document récapitule l’ensemble des questions qui devront être votées au cours de l’assemblée générale. Toutefois un sujet non inscrit à l’ordre du jour peut quand même être discuté en fin de séance sans faire l’objet d’un vote.
Le syndic est chargé de l’élaboration de cet ordre du jour en collaboration avec le conseil syndical. Chaque copropriétaire peut faire une demande afin de faire figurer un point spécial à l’ordre du jour. Avec un syndic traditionnel, cette demande doit lui être adressée par courrier recommandé. Avec Cotoit, il vous suffit de partager vos idées via notre outil collaboratif, en toute simplicité.
Qui convoque l’assemblée générale ?
Une fois l’ordre du jour établi, le syndic doit procéder à l’envoi des convocations, y compris s’il n’est pas à l’initiative de l’assemblée générale envisagée. En effet, l’assemblée générale doit être réunie au minimum 1 fois par an mais peut l’être autant de fois que cela est jugé nécessaire par le conseil syndical. Un copropriétaire seul peut également demander à convoquer une assemblée générale extraordinaire, qui est alors organisée à ses frais.
La convocation devra être envoyée par lettre recommandée avec AR (postale ou électronique) 21 jours au moins avant la date fixée pour l’assemblée générale. Cette convocation mentionne la date, le lieu, les différents points à l’ordre du jour et contient également des annexes.
À noter
Le syndic doit indiquer la date de la prochaine assemblée générale et mentionner la possibilité offerte aux copropriétaires de demander l’inscription de questions à l’ordre du jour.
Tout copropriétaire peut également demander au syndic de convoquer une assemblée générale, à ses frais. Dans ce cas, il peut faire inscrire à l’ordre du jour des questions qui concernent ses droits ou obligations uniquement.
Pour ce faire, le copropriétaire doit faire sa demande en précisant les questions qu’il souhaite voir figurer à l’ordre du jour ainsi que son projet de résolution.
À compter de la demande, le syndic de copropriété a 15 jours pour informer le copropriétaire des frais prévisionnels et des honoraires. Ensuite, le syndic convoquera une assemblée générale dans les 45 jours suivant le paiement des frais par le copropriétaire.
Si l’assemblée générale est convoquée par plusieurs copropriétaires, la répartition des frais et honoraires doit être précisée par ces derniers. Sans précisions, la répartition se fera en parts égales entre les copropriétaires.
Parole d’expert : « L’assemblée générale est annuelle et doit être tenue dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. »
Anabelle Moreira, responsable syndic, relation clients & partenaires chez Cotoit
Comment est fixé l’ordre du jour de l’assemblée générale ?
L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle est établi par le syndic de copropriété en concertation avec le conseil syndical.
Cet ordre du jour doit regrouper l’ensemble des questions qui seront soumises au vote lors de l’assemblée générale. Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander au syndic de faire figurer une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception avant l’envoi de la convocation par le syndic.
Un sujet non inscrit à l’ordre du jour pourra être discuté lors de l’assemblée générale. Cependant, ce sujet ne pourra pas faire l’objet d’un vote. Pour être voté, il devra être inscrit à l’ordre du jour lors de l’assemblée générale suivante.
Le contenu de la convocation à l’assemblée générale
Chaque convocation à l’assemblée générale annuelle doit mentionner les informations suivantes :
- le lieu de l’assemblée générale ;
- la date et l’heure de l’assemblée générale ;
- l’ordre du jour et toutes les questions soumises au vote des copropriétaires ;
- les modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’assemblée générale.
Le syndic doit également joindre à la convocation un formulaire permettant à chaque copropriétaire de voter par correspondance.
Les pièces suivantes doivent être jointes à la convocation :
- les documents comptables de la copropriété (état financier, compte de gestion, projet de budget pour l’année à venir, etc.) ;
- les projets de contrats (travaux, syndic, etc.) ;
- les projets de modification du règlement de copropriété.
Pourront également être jointes à la convocation les pièces nécessaires à l’information des copropriétaires comme les annexes comptables, les avis du conseil syndical, le compte-rendu d’exécution de mission du syndic sur l’année écoulée, etc.
Avant la tenue de l’assemblée générale, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives des charges de copropriété classées par catégorie. Le lieu de consultation peut être le siège du syndic ou le lieu d’accueil des copropriétaires. Le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives doivent être mentionnés dans la convocation.
Le déroulement d’une assemblée générale de copropriété
L’assemblée générale se tient généralement dans la ville où se situe la copropriété. Les copropriétaires ont la possibilité de participer à l’assemblée générale en présentiel, en visioconférence ou en audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique. Si un copropriétaire souhaite participer à distance, il doit en informer le syndic par tous moyens trois jours francs (au plus tard) avant l’assemblée générale.
Les participants de l’assemblée générale sont :
- les copropriétaires ;
- le syndic de copropriété (il assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale) ;
- le président de séance (il peut s’agir d’un copropriétaire ou du président du conseil syndical).
Peuvent également être invités à y participer un ou plusieurs scrutateurs (désignés parmi les copropriétaires à la majorité simple de l’article 24, en début de séance) et éventuellement un ou plusieurs observateurs extérieurs.
Les observateurs extérieurs
Les locataires de la copropriété n’ont pas le droit de participer aux assemblées générales. Cependant, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée peuvent y assister si elles le désirent.
Par ailleurs, si elle obtient l’accord des membres du syndicat, une personne extérieure (par exemple un architecte, un artisan, un avocat ou un futur acquéreur) a la possibilité d’assister à une assemblée générale.
Donner son pouvoir à un mandataire
Si un copropriétaire est dans l’impossibilité d’assister à l’assemblée générale, il peut donner pouvoir à la personne de son choix pour qu’elle vote en son nom lors de l’assemblée générale. Ce mandataire doit être une personne physique et il peut être membre ou non du syndicat de copropriétaires.
Ce mandat ne peut être donné au syndic, au conjoint, aux ascendants et aux descendants. Il ne peut pas être donné à un salarié du syndic (ou conjoint, ascendants ou descendants de ce dernier).
Un mandataire ne pourra posséder plus de trois pouvoirs de vote. Cette limite est fixée pour limiter l’influence du représentant lors des votes de l’assemblée générale.
En donnant ses pouvoirs au mandataire, le copropriétaire peut lui transmettre des consignes de vote, en informant le mandataire s’il vote « POUR » ou « CONTRE » pour chaque question à l’ordre du jour. Le document sera remis au syndic en début d’assemblée générale avec le mandat.
Il est important de choisir un mandataire digne de confiance qui respectera vos instructions, car rien n’oblige votre représentant à le faire et le syndic ne pourra s’opposer au vote du mandataire, même si celui-ci est contraire à vos instructions.
La feuille de présence
Lors de l’assemblée générale, une feuille de présence indique le nom, le domicile et le nombre de voix de chaque copropriétaire, qu’il soit :
- présent physiquement ou représenté ;
- participant par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ;
- absent et ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.
Généralement présentée sous forme de tableau, la feuille de présence peut comporter plusieurs feuilles en fonction de la taille de la copropriété.
Elle doit être signée par chaque copropriétaire ou par son mandataire. La signature n’est pas exigée lors des participations à distance.
En cas d’arrivée en retard ou de départ anticipé d’un copropriétaire, l’heure doit être mentionnée sur la feuille de présence.
En fin de séance, la feuille de présence devra être certifiée exacte par le président de séance désigné par l’assemblée générale et elle sera annexée au procès-verbal de réunion.
Comment voter lors de l’assemblée générale ?
Lors de l’assemblée générale, les questions/résolutions inscrites à l’ordre du jour sont soumises à un vote. Les règles de vote et de majorité peuvent varier selon la nature de la décision à prendre.
Les copropriétaires présents ou représentés sont appelés à voter « POUR » ou « CONTRE », que ce soit par écrit ou à main levée, pour identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et comptabiliser leurs voix, ou s’abstenir de voter.
En effet, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa quote-part des parties communes, généralement exprimée en tantièmes. Ces derniers correspondent à la fraction du lot possédé, par rapport à l’ensemble de la copropriété. Pour connaître le nombre de voix de chaque copropriétaire, il faut se reporter au règlement de copropriété et à l’état descriptif de division.
Les règles de majorité en assemblée générale
La loi du 10 juillet 1965 a listé les différentes règles de majorité applicables selon la nature et l’importance des résolutions soumises au vote lors de l’assemblée générale.
La majorité simple (article 24) concerne les décisions relatives à la gestion courante de la copropriété. La majorité est calculée sur les copropriétaires présents ou représentés (elle ne prend pas en compte les abstentions et les copropriétaires non représentés).
Parmi les résolutions soumises à la majorité simple, citons notamment :
- l’adoption du budget prévisionnel ;
- l’approbation annuelle des comptes et de l’activité ;
- le quitus au syndic ;
- l’organisation et le fonctionnement du conseil syndical ;
- les travaux d’entretien de l’immeuble ;
- l’adaptation du règlement de copropriété (en cas d’évolutions législatives).
La majorité absolue (article 25) est utilisée pour les décisions qui concernent les organes de la copropriété et la sécurité de l’immeuble. Elle prend en compte les abstentions et les personnes non représentées.
Parmi les résolutions soumises à la majorité absolue, il y a par exemple :
- la désignation et la révocation du syndic ou du conseil syndical ;
- les travaux d’économie d’énergie ;
- le ravalement imposé par l’administration ;
- les travaux de transformation, d’addition ou d’amélioration de l’immeuble.
La double majorité (article 26) concerne la modification de l’organisation de la copropriété. Une résolution relevant de la double majorité doit rassembler la majorité des copropriétaires et représenter 2/3 des tantièmes de la copropriété.
Parmi les résolutions soumises à la double majorité, citons :
- la modification du règlement de copropriété ;
- la suppression du poste de concierge ou de gardien.
L’unanimité (article 26) est celle de l’ensemble des copropriétaires (pas uniquement celle des personnes présentes ou représentées). Elle est appliquée pour la vente de parties communes, la suppression d’un équipement collectif ou la modification de la répartition des charges de copropriété.
Si lors d’un premier vote, un vote à la majorité absolue obtient au moins un tiers des voix, un second tour est organisé à la majorité simple. De même, si lors d’un premier tour à la double majorité, la moitié des voix est obtenue, on organise un second tour à la majorité absolue.
Le procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
Lors de l’assemblée générale, un procès-verbal des décisions est rédigé. Ce compte-rendu de réunion est établi par le syndic de copropriété. Ce document est signé à la fin de la séance (ou au plus tard dans les huit jours) par le président de séance, le secrétaire et le(s) scrutateur(s).
Le procès-verbal est inscrit par le syndic dans un registre. Le syndic doit en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.
Le registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être établis sous forme électronique et signés dans les mêmes conditions.
Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale
Le procès-verbal de l’assemblée générale doit mentionner les éléments suivants :
- le résultat du vote pour chaque question inscrite à l’ordre du jour ;
- les noms et le nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à des copropriétaires défaillants ;
- les réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions ;
- les incidents techniques qui ont pu empêcher un copropriétaire de faire connaître son vote par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ;
- l’indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical, un autre membre du conseil syndical ou le président de séance en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire.
Dans un délai d’un mois, le syndic doit informer les copropriétaires opposants ou défaillants (ni présents, ni représentés) des décisions prises lors de l’assemblée générale, par courriel ou lettre recommandée avec accusé de réception.
Vous êtes en désaccord total avec une décision adoptée lors de l’assemblée générale de copropriété ? Vous pouvez le contester, sous certaines conditions.
L’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 détermine les modalités de contestation d’une décision. Vous disposez d’un délai de deux mois à compter de la réception du PV pour saisir la justice. À expiration de ce délai, les décisions prises par l’assemblée générale pourront commencer à être exécutées si aucune action n’a été intentée. Il faut obligatoirement être copropriétaire pour contester une décision et avoir été « défaillant » (absent et non-représenté par un mandataire lors de l’AG) ou « opposant », c’est-à-dire avoir voté contre la décision litigieuse.
Vous devez saisir le TGI (tribunal de grande instance) et obligatoirement vous faire assister d’un avocat. Vous pouvez contester, par exemple, un délai d’envoi des convocations non respecté (21 jours avant l’assemblée générale), une décision qui porte atteinte à votre droit de propriété, une décision contraire à l’intérêt collectif, un abus de majorité, etc.
L’information aux occupants
Les décisions prises lors de l’assemblée générale doivent être affichées dans les parties communes de l’immeuble lorsqu’elles entraînent des conséquences sur les conditions d’occupation de l’immeuble ou sur les charges.
Le syndic de copropriété doit informer tous les occupants de la copropriété (qu’ils soient bailleurs, locataires ou propriétaires occupants) des décisions prises dans un délai de trois mois après la tenue de l’assemblée générale.
5 conseils pour préparer son assemblée générale de copropriété
1/ Soumettez vos demandes au moins un mois avant la date de l’assemblée générale
Une question ? Un projet de travaux ? Si vous souhaitez soumettre un sujet à l’ordre du jour de l’assemblée générale, vous devrez le faire au plus tôt et au moins un mois avant la date prévue, avant l’envoi des convocations par le syndic. Ce délai permet au syndic de prendre en compte votre demande et de l’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Si vous soumettez un projet de travaux engageant la copropriété, vous devrez fournir les documents qui permettront de prendre une décision le jour J : projet de résolution, devis, plans, nature des travaux, etc. Ils sont indispensables pour organiser le vote. Vos demandes doivent se faire par écrit et être déposées en main propre au syndic ou envoyées par lettre recommandée. Chez Cotoit, il vous suffit de partager vos idées sur notre plateforme collaborative en toute simplicité pour soumettre une idée à l’ordre du jour.
2/ Préparer l’assemblée générale : le rôle du conseil syndical
Pour rappel, le conseil syndical de copropriété a trois obligations légales :
- un rôle consultatif (donner un avis, être consulté) ;
- un rôle d’assistance (par exemple, la recherche de devis) ;
- un rôle de contrôle (vérifier la gestion du syndic).
Avant l’assemblée générale, le conseil syndical doit consulter les comptes, participer à l’élaboration de l’ordre du jour, du budget prévisionnel et à la recherche de prestataires pour d’éventuelles demandes de devis, en partenariat avec le syndic. Il doit aussi s’assurer de la bonne utilisation des fonds avancés par le syndic et contrôler les dépenses. Il permet d’assurer le bon déroulement du mandat du syndic, mais aussi de faire le lien avec les copropriétaires. L’implication du conseil syndical est essentielle pour la bonne tenue de l’assemblée générale.
3/ Prendre connaissance de la convocation à l’assemblée générale
Le syndic vous adresse une convocation par lettre recommandée (postale ou électronique) 21 jours au moins avant la date de l’assemblée générale. Sur cette convocation figurent la date, le lieu, les points à l’ordre du jour et des annexes : état financier de la copropriété, compte de gestion générale, budget, comptes travaux (clôturés et en cours), mandat de syndic, pouvoir, devis si travaux prévus, etc.
Afin de déterminer les décisions qui seront abordées le jour J, il est important de lire l’ensemble des documents de la convocation, pour prendre connaissance des sujets et de poser les questions au bon moment.
4/ Donner son pouvoir en cas d’absence
Vous serez absent lors de la prochaine assemblée générale. Vous pouvez donner procuration à la personne de votre choix ! Le syndic a pour obligation de joindre à la convocation un formulaire de pouvoir. Une lettre peut également suffire, à condition d’indiquer l’identité du mandataire et du mandant et l’objet de ce mandat : vous représenter lors de l’assemblée générale. Vous pouvez l’envoyer au syndic par courrier ou mail, ou la remettre en main propre au mandataire pour qu’il la donne au syndic le jour J.
Ce mandataire doit être une personne physique : un membre de votre famille, votre locataire, un autre copropriétaire, etc. Ce mandataire ne pourra en revanche posséder plus de trois pouvoirs de vote (ou plus, dans la limite de 10 % des voix). Cette limite permet de limiter les influences lors du vote.
En donnant pouvoir, le mandataire pourra voter « pour » ou « contre » les décisions, selon les consignes de vote que le copropriétaire lui aura transmis. Il est important de choisir un mandataire digne de confiance, qui suivra vos instructions de vote.
N’oubliez pas, votre procuration ou votre présence sont indispensables pour assurer la bonne tenue de l’assemblée générale. Sans elle, les décisions pourraient être votées au détriment de votre bien immobilier.
Ce mandat de vote ne peut être donné au syndic ou à un salarié du syndic.
Voter par correspondance
Le droit de la copropriété a été profondément transformé par l’ordonnance du 30 octobre 2019, modifiant l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 et qui prévoit notamment l’introduction du vote par correspondance des copropriétaires lors des assemblés générales. Avec Cotoit, c’est simple et rapide. Le document de vote par correspondance est automatiquement envoyé avec la convocation pour la prochaine assemblée générale de votre copropriété (comme prévu par la loi). Il est également disponible sur votre Espace Client, sur lequel vous pourrez saisir directement vos intentions de vote sur le document officiel. Vous pouvez ensuite renvoyer le document par courrier ou par courrier électronique. Vos votes seront pris en considération, le jour de l’assemblée générale !
5/ Le jour J : voter les décisions
C’est le grand jour de l’assemblée générale ! Vous ne savez pas comment se déroule une assemblée générale de copropriété ?
Tout d’abord, chaque copropriétaire ou mandataire arrivant à l’assemblée générale commence par signer la feuille de présence tenue par le syndic de copropriété. Le mandataire (celui qui représente) signe la feuille de présence au nom des mandants (celui qui est représenté) en y indiquant son nom.
Ensuite, les copropriétaires désignent le président de séance ainsi qu’un ou plusieurs scrutateurs de séance et un secrétaire de séance. Le président de séance doit contrôler la feuille de présence, superviser les débats et s’assurer de la régularité des votes durant l’assemblée générale.
Les scrutateurs comptabilisent le nombre de votes et leur équivalence en tantièmes lors des votes. Le secrétaire de séance, généralement le syndic, rédige le procès-verbal de l’assemblée (PV).
Les questions à l’ordre du jour sont ensuite soumises aux copropriétaires, qui les votent selon plusieurs règles de majorité définies par la loi du 10 juillet 1965 : simple, absolue, double, unanimité.
Chez Cotoit, vous pouvez assister à l’assemblée générale en visioconférence, tout simplement en cliquant sur le lien d’accès qui vous est envoyé par mail quelques jours avant.
Vous savez désormais tout ce qu’il y a à savoir sur l’organisation d’une assemblée générale de copropriété !
