Le registre des copropriétés – le guide complet

Le registre des copropriétés recense l’ensemble des copropriétés de France. Chaque copropriété doit être inscrite au registre et sa fiche doit être mise à jour annuellement.

Comment savoir que votre copropriété est bien inscrite au registre des copropriétés ? Comment savoir que vous n’avez pas fait d’erreur, que vous êtes en règle ? Cotoit vous guide pour tout savoir sur le registre des copropriétés !

Sommaire

Qu’est-ce que le registre des copropriétés ?

La loi Alur du 24 mars 2014 rend obligatoire l’immatriculation des copropriétés de France et d’outre-mer, destinées totalement ou partiellement à l’habitation (logements, commerces, bureaux), quels que soient le nombre de lots ou le mode de gestion de la copropriété (syndic professionnel, bénévole, coopératif).

Il est à noter que les lots secondaires, tels que les parkings ou les caves ne sont pas concernés par cette obligation. L’immatriculation d’une copropriété s’effectue auprès du registre national des copropriétés, géré par l’Agence nationale de l’habitat (Anah). Le registre des copropriétés permet au syndic d’établir chaque année une fiche synthétique de la copropriété.

Plus généralement, le registre est un annuaire des copropriétés qui permet de :

  • d’améliorer la connaissance du parc des copropriétés (caractéristiques, état) ;
  • d’anticiper les situations de fragilisation des copropriétés ;
  • de récolter des données statistiques sur les charges, utiles pour les syndics, copropriétaires et futurs acheteurs.

À noter

Le numéro d’immatriculation au registre des copropriétés est indispensable dans le cadre d’une vente d’un bien en copropriété ou d’une demande de subvention publique.

Combien coûte l’immatriculation au registre ?

Les démarches engagées auprès de l’Anah pour immatriculer une copropriété au registre des copropriétés sont gratuites. Cependant, le syndic de copropriété pourra demander des honoraires en supplément du forfait de gestion courante.


Les informations essentielles à fournir

Registre des copropriétés

Le registre des copropriétés est la carte d’identité de votre immeuble. À ce titre, plusieurs informations mentionnées par l’arrêté du 10 octobre 2016 sont obligatoires et doivent apparaître :

  • L’identité de la copropriété :
    • nom et adresse de la copropriété ;
    • date de création du syndicat ;
    • numéro de Siret et statut du syndicat des copropriétaires;
    • date d’émission du règlement de copropriété ;
    • nombre et nature des lots (habitations, commerces, bureaux) ;
    • références cadastrales.
  • Le type de gestion :
  • Les données financières :
    • date de l’assemblée générale approuvant les comptes ;
    • dates de début et de fin de l’exercice comptable ;
    • budget prévisionnel ;
    • charges de copropriétés (opérations courantes/exceptionnelles) ;
    • récapitulatif des impayés des copropriétaires ;
    • montant du fonds de travaux.
  • Les informations sur le bâti :
    • période de construction du bâtiment ;
    • nombre de bâtiments ;
    • étiquette énergétique ;
    • nombre d’ascenseurs ;
    • type de chauffage (individuel, collectif).
  • Les éventuelles procédures en cours :
    • judiciaires (nomination d’un mandataire par exemple) ;
    • administratives (arrêté de travaux par exemple).

Le déclarant devra fournir une pièce justificative (contrat de syndic ou ordonnance de désignation d’administrateur) et les dates de début et de fin du mandat du syndic ou de la mission pour l’administrateur.

À l’issue de la procédure d’immatriculation, l’Anah attribue un numéro unique à la copropriété. Ce dernier doit être mentionné dans toutes les démarches administratives, l’actualisation des données annuelles et dans l’acte de vente d’un lot de la copropriété.

Comment savoir si la copropriété est immatriculée ?

La loi Alur de 2014 a rendu obligatoire l’immatriculation au registre des copropriétés. Mais comment savoir si votre copropriété est bien enregistrée ?

Rien de plus simple ! Il suffit de consulter l’annuaire des copropriétés. Vous indiquez l’adresse de votre copropriété et vous verrez alors toutes les copropriétés immatriculées.

Toute copropriété créée à partir du 1er janvier 2017 est immatriculée par un notaire. Pour les copropriétés, créées avant cette date, l’obligation d’immatriculation est effective depuis le 1er janvier 2019.

Généralement, c’est le syndic de copropriété qui est responsable de l’immatriculation et des mises à jour auprès du registre des copropriétés.

Quand mettre à jour le registre des copropriétés ?

Une fois que la copropriété est immatriculée au registre des copropriétés, une mise à jour annuelle est obligatoire.

Cette mise à jour obligatoire concerne les comptes du précédent exercice comptable approuvés lors de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires.

Des mises à jour volontaires sont également possibles, en cas d’évolutions au sein de la copropriété, comme le recrutement d’un nouveau gardien, l’installation d’un ascenseur, etc.

Comment mettre à jour le registre des copropriétés ?

Registre des copropriétés

Si vous faites appel à un syndic professionnel, comme Cotoit, vous n’avez pas à vous soucier de la mise à jour du registre.

Si votre copropriété fait appel à un syndic bénévole, voici la marche à suivre pour la mise à jour annuelle de la fiche de votre copropriété :

  • connectez-vous sur le registre des copropriétés ;
  • cliquez sur « mon compte » et identifiez-vous ;
  • dans votre espace personnel, cliquez sur l’onglet « gérer mes copropriétés » ;
  • recherchez votre copropriété et cliquez sur le petit engrenage situé à gauche, un menu déroulant apparaît ;
  • cliquez sur « Mise à jour annuelle ».

 

Comme évoqué précédemment, cette mise à jour annuelle du registre de copropriété vous permet de valider le dernier exercice clos. Vous devrez renseigner les informations suivantes :

  • date de début de l’exercice comptable ;
  • date de clôture des comptes ;
  • date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
  • charges sur opérations courantes de l’exercice clos ;
  • charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l’exercice clos ;
  • montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres ;
  • montant des impayés par les copropriétaires ;
  • nombre de copropriétaires en situation d’impayés ;
  • montant du fonds de travaux ;
  • présence d’un gardien ou autre personnel.

 

Une fois les renseignements validés, un bandeau vert vous confirmera la prise en compte de la mise à jour. Vous recevrez un e-mail de confirmation comprenant une attestation de mise à jour avec une fiche récapitulative des données déclarées.

Bon à savoir

Vous venez de procéder à la mise à jour annuelle de votre fiche sur le registre des copropriétés et vous constatez une erreur ? Vous avez la possibilité de rectifier les données déclarées en invoquant le droit d’accès et de rectification, prévu par de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.

Déclarer le changement de syndic sur le registre

Si vous avez décidé de changer de syndic lors de la dernière assemblée générale de votre copropriété, il revient au syndic sortant d’effectuer les démarches auprès du registre des copropriétés. C’est lui qui doit procéder au changement de syndic et indiquer l’identité du nouveau syndic de copropriété.

À l’expiration du mandat, le syndic dispose d’un délai de soixante jours pour effectuer cette déclaration de changement. 

Sur son espace personnel, le syndic sortant doit déclarer le « changement de représentant légal ». Il précise alors l’adresse e-mail du nouveau syndic (s’il s’agit d’un syndic non-professionnel) ou le numéro de Siret (s’il s’agit d’un syndic professionnel).

Le nouveau représentant légal reçoit alors par e-mail :

  • une invitation pour confirmer le rattachement à son compte (s’il est déjà inscrit au registre des copropriétés) ;
  • une invitation à s’inscrire au registre (si ce n’est pas encore le cas).

Le nouveau syndic de copropriété devra procéder à la saisie des informations de rattachement. Il devra notamment indiquer les dates de début et de fin de son mandat et fournir une pièce justificative (contrat de syndic ou procès-verbal de l’AG).

La copropriété sera rattachée au nouveau syndic après vérification des services du registre des copropriétés. 


Quelles sont les conséquences d’une non-immatriculation ou d’une non-actualisation du registre des copropriétés ?

Un syndic de copropriété qui ne procéderait pas à l’immatriculation d’une copropriété ou à la mise à jour annuelle de celle-ci pourrait recevoir une mise en demeure de l’Anah ou de l’un des copropriétaires.

Si le syndic ne procède pas à la régularisation dans le mois qui suit la mise en demeure (par lettre recommandée avec accusé de réception), l’Agence nationale de l’habitat peut imposer une sanction financière.

Cette sanction financière sera de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard, jusqu’à la régularisation. 

À noter

Sans immatriculation ou actualisation annuelle des données du registre des copropriétés, votre copropriété ne pourra prétendre aux subventions accordées par l’État, les établissements publics ou les collectivités territoriales.

Vous avez des questions concernant l’immatriculation ou la mise à jour de votre fiche au registre des copropriétés ? Nos experts copro sont à votre écoute pour vous répondre.