Les membres du conseil syndical

Quelles sont les missions du conseil syndical ? Comment ses membres sont-ils nommés ? Cotoit vous explique les informations à connaître.

Le conseil syndical est composé de membres élus de la copropriété. Il coordonne les relations entre le syndic et les copropriétaires et assure une mission consultative, d’assistance et de contrôle du syndic. Les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés. Ils sont élus pour un mandat d’une durée d’au maximum 3 ans renouvelables.

Les membres du conseil syndical chez Cotoit

Leur rôle chez Cotoit

Chez Cotoit, les membres du conseil syndical ont plusieurs missions importantes :

  • Préparation de l’assemblée générale annuelle avec le coach copro ;
  • Préparation des comptes pour l’assemblée générale ;
  • Suivi et réception des travaux de la copropriété ;
  • Choix des prestataires ;
  • Élection du président du conseil syndical.

Leur espace Coach Syndic Digital

Sur le Coach Syndic Digital, les membres du conseil syndical disposent de fonctionnalités spécifiques :

  • Accès aux documents administratifs (règlement de copropriété) ;
  • Accès aux documents comptables de la copropriété (relevé général des dépenses, relevés de charges et décomptes de charges) ;
  • Statut des appels de charges de tous les copropriétaires (visualisation du solde des copropriétaires débiteurs).

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La constitution d’un conseil syndical est-elle obligatoire ?

Dans le cadre d’un syndic professionnel ou bénévole

La constitution d’un conseil syndical est obligatoire, sauf dans 3 cas :

  • Lorsque le syndicat des copropriétaires renonce à constituer un conseil syndical par un vote en assemblée générale des copropriétaires à la double majorité dite de l’article 26 ;
  • Lorsqu’aucun candidat ne se présente ou n’obtient la majorité exigée ;
  • Dans les petites copropriétés, c’est-à-dire celles comportant au maximum 5 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou lorsque le budget prévisionnel moyen du syndicat des copropriétaires sur une période de 3 exercices consécutifs est inférieur à 15 000 €.

À noter

Le conseil syndical n’est en aucun cas un organe décisionnaire. Seule l’assemblée générale permet de prendre des décisions pour la copropriété.

Comment est composé le conseil syndical ?

Qui peut être membre du conseil syndical ?

Les membres du conseil syndical sont désignés par l’assemblée générale parmi :

  • Les copropriétaires ;
  • Leurs ascendants (parent, grand-parent…) ;
  • Leurs descendants (enfant, petit-enfant…) ;
  • Les associés en cas de société civile immobilière ;
  • Les accédants ou les acquéreurs à terme (variante de l’achat en viager) ;
  • Leurs conjoints ;
  • Les partenaires liés à eux par un Pacs ;
  • Leurs représentants légaux : personne désignée par la loi pour représenter et défendre les intérêts d’une autre personne ;
  • Leurs usufruitiers : personne qui bénéficie d’un droit qui lui permet d’utiliser un bien et d’en percevoir des revenus locatifs, sans pouvoir en disposer, notamment le vendre.

Lorsqu’une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s’y faire représenter, soit par son représentant légal ou statutaire, soit par un fondé de pouvoir spécialement habilité (personne ayant les pouvoirs d’un mandataire) à cet effet.

Attention

Le syndic, ses préposés, leurs conjoints, partenaires liés à eux par un Pacs, concubins, ascendants ou descendants, parents en ligne collatérale jusqu’au 2è degré, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme (variante de l’achat en viager), ne peuvent pas être membres du conseil syndical. Cette règle (entourage et salarié du syndic) ne s’applique pas s’il s’agit d’un syndic non professionnel.

Les membres du conseil syndical élisent leur président parmi eux. Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés, dans les mêmes conditions que les membres titulaires.

Quelle majorité pour l’élection des membres du conseil syndical ?

Les membres du conseil syndical sont élus à la majorité absolue de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires présents, représentés et absents). Si la décision a reçu au moins ⅓ des voix, elle peut faire l’objet d’un second vote à la majorité simple de l’article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance). Sans majorité (ou faute de candidat), le syndic ou tout copropriétaire peut saisir le tribunal pour qu’il désigne les membres du conseil syndical avec leur accord ou constate l’impossibilité de mettre en place un conseil syndical.

Quelle est la durée du mandat des membres du conseil syndical ?

Les membres du conseil syndical sont élus pour un mandat d’au maximum 3 ans renouvelables.

À noter

Les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés. Les dépenses nécessaires pour l’exécution de leur mission sont réglées par les copropriétaires dans le cadre des dépenses courantes d’administration du budget prévisionnel.

Quel est le rôle du conseil syndical ?

Le conseil syndical a trois obligations légales, à savoir :

Mission de contrôle du conseil syndical

Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic de copropriété et notamment les points suivants :

  • Comptabilité du syndicat des copropriétaires ;
  • Répartition des dépenses ;
  • Conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les contrats ;
  • Élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution.

Tous les membres du conseil syndical peuvent consulter les documents portant sur la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété, et peuvent librement faire des copies de ces documents.
Ces documents doivent être transmis par le syndic. En cas d’absence de transmission au-delà d’un délai d’un mois à partir de la demande du conseil syndical, 15 € par jour de retard sont déduits de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes à soumettre à l’assemblée générale.

Mission consultative du conseil syndical

Le conseil syndical peut donner son avis ou être consulté pour toutes les questions concernant le syndicat de copropriétaires.
Par ailleurs, le conseil syndical est obligatoirement consulté pour la mise en concurrence des marchés et contrats dont le coût dépasse un montant fixé par l’assemblée générale des copropriétaires. Il est également obligatoirement consulté pour la conclusion des contrats.

Mission d’assistance du conseil syndical

Le conseil syndical peut apporter son assistance au syndic notamment sur le choix des entreprises pour l’entretien courant de l’immeuble ou pour la réalisation de travaux décidés en assemblée générale des copropriétaires.
Sa mission d’assistance est définie soit dans le règlement de copropriété, soit par une décision spécifique de l’assemblée générale des copropriétaires.
L’ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires est établi en concertation avec le conseil syndical.

Comment fonctionne le conseil syndical ?

Quelles sont les règles de fonctionnement du conseil syndical ?

Les règles de fonctionnement du conseil syndical sont fixées par le règlement de copropriété. Si elles ne le sont pas, elles sont fixées par les copropriétaires à la majorité simple.
Pour exécuter sa mission, le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut également demander un avis technique à tout professionnel spécialisé sur une question particulière (chaudière, ascenseur…).

La délégation de pouvoir au conseil syndical

L’assemblée générale des copropriétaires peut déléguer au conseil syndical, composé d’au moins 3 membres, le pouvoir de prendre seul des décisions relevant de la majorité simple.
Cette délégation de pouvoirs doit être votée par le syndicat de copropriétaires en assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue. Si la décision a reçu au moins ⅓ des voix, elle peut faire l’objet d’un second vote à la majorité simple.
La durée de la délégation de pouvoirs est d’au maximum 2 ans. Elle est renouvelable par une décision de l’assemblée générale des copropriétaires.

Certains sujets sont exclus de cette délégation. Il s’agit des décisions suivantes :

  • Approbation des comptes ;
  • Détermination du budget prévisionnel ;
  • Adaptation du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires.

S’il y a égalité, la voix du président du conseil syndical est prépondérante.
Une somme est versée au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoir. Cette somme est fixée en assemblée générale des copropriétaires. Son montant doit être inclus dans le budget prévisionnel voté chaque année. Lorsque la délégation de pouvoir porte sur des dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel, l’assemblée générale des copropriétaires doit indiquer le montant maximum versé pour chacune de ces dépenses.

Comment est-il mis fin au mandat des membres du conseil syndical ?

Les membres du conseil syndical peuvent rompre leur mandat quand ils le souhaitent en démissionnant. En pratique, le président du conseil syndical et le syndic doivent être informés de la démission.
En cours de mandat, tout membre du conseil syndical peut être révoqué par les copropriétaires à la majorité absolue. Si la décision a reçu au moins ⅓ des voix, elle peut faire l’objet d’un second vote à la majorité simple.

À noter

Le conseil syndical n’est plus valablement formé quand plus d’un quart des sièges sont vacants, quelle que soit la cause de cette vacance (maladie, démission, révocation…). Toutefois, il n’est pas nécessaire de réélire l’ensemble du conseil syndical car les membres en place conservent leur mandat. L’assemblée générale des copropriétaires doit être convoquée uniquement pour remplacer les membres dont le siège est devenu vacant.

La responsabilité des membres du conseil syndical peut-elle être engagée ?

Chacun des membres du conseil syndical peut engager sa responsabilité civile ou pénale dans l’exécution de sa mission, par exemple pour absence de contrôle de la gestion du syndic ou dépenses illégales.
Le syndicat des copropriétaires doit souscrire, pour chacun des membres du conseil syndical, une assurance de responsabilité civile.

Pour vous accompagner au mieux dans le changement de syndic

Vous souhaitez changer de syndic ? Les conseillers Cotoit vous accompagnent et vous conseillent de A à Z dans votre projet, quel que soit le contexte et le mode de gestion que vous aviez jusqu’ici :

  • La proposition de contrat : nous étudions votre règlement de copropriété qui nous renseigne sur le nombre de lots principaux ainsi que les équipements communs de votre copropriété. Nous étudions également vos annexes comptables qui nous donnent une visibilité sur la santé financière de votre copropriété. C’est ainsi en toute connaissance de cause que nous établissons une proposition de contrat 100% personnalisée, qui prend en compte vos besoins et attentes.
  • La mise à l’ordre du jour : nous vous aidons à préparer la mise à l’ordre du jour de notre proposition de contrat pour votre prochaine assemblée générale. Votre conseiller Cotoit vous expliquera en détails les délais et le formalisme à respecter. Il vous proposera par ailleurs d’organiser un ou plusieurs RDV en visio-conférence pour présenter les services et le Coach Syndic Digital à d’autres copropriétaires de la résidence, afin d’en informer le plus grand nombre et ainsi recueillir un maximum de votes favorables le jour J.
  • La préparation d’assemblée générale : une fois votre convocation reçue, votre conseiller pourra en prendre connaissance et répondre à vos éventuelles questions sur le déroulé de l’assemblée générale à venir. Vous pourrez préparer ensemble son éventuelle intervention pour présenter le contrat Cotoit.
  • La reprise de votre copropriété après la nomination de Cotoit : si Cotoit a été élu, il faudra alors nous transmettre le procès-verbal de l’assemblée générale dès que possible. Nous entamerons alors les démarches de reprise auprès de l’ancien syndic. Dès que les démarches de transfert sont finalisées, tous les copropriétaires reçoivent leurs identifiants pour se connecter au Coach Syndic Digital.