Les règles de convocation en assemblée générale de copropriété décryptées

L’assemblée générale de copropriété se réunit au moins une fois par an. Elle permet aux copropriétaires de faire le point avec le syndic sur les finances de la copropriété, sa gestion et de prendre les décisions nécessaires pour l’année à venir. Afin d’éviter toute contestation, des règles de convocation en assemblée générale sont mises en place pour garantir leur bonne tenue. En cas de modification de l’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété, les participants doivent de nouveau être convoqués selon la procédure détaillée ci-dessous.

Sommaire

Quelles sont les règles pour convoquer l’assemblée générale en copropriété ?

L’assemblée générale de copropriété, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, se réunit après convocation de chacun de ses membres. Pour cela, le syndic doit respecter un certain formalisme, sous peine de voir les décisions prises lors de l’AG annulées.

Définir l’ordre du jour

Il s’agit de la raison pour laquelle sont convoqués les copropriétaires. Lors de l’assemblée générale annuelle par exemple, l’ordre du jour concerne les décisions relatives aux finances de la copropriété, à sa gestion et à tous les points à aborder pour l’année à venir : travaux, embauche, demandes des copropriétaires, etc.

Comment convoquer l’assemblée générale de copropriété ?

Le syndic envoie une convocation écrite, par voie postale ou électronique, à tous les copropriétaires. Cette dernière comporte au moins les éléments suivants :

  • le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale ;
  • l’ordre du jour ;
  • toutes les questions qui seront soumises au vote ;
  • le mode de consultation des différents éléments originaux si nécessaire (devis, facture, bilans financiers, etc.) ainsi que le lieu et ses horaires d’ouverture où leur consultation peut se faire ;
  • un modèle de pouvoir.

A cette convocation sont annexés tous les documents relatifs aux questions qui seront débattues, ainsi que le formulaire de vote par correspondance.

En ce qui concerne les charges de copropriété, le syndic met à disposition pendant au moins 1 jour ouvré toutes les pièces justificatives, classées par catégories.

Les délais de convocation de l’assemblée générale de copropriété

Il faut distinguer le délai dont dispose le syndic pour convoquer une assemblée générale et le délai de convocation des copropriétaires.

Le délai pour tenir une assemblée générale

Ainsi, le syndic a l’obligation de convoquer les copropriétaires dans les 6 mois suivant le dernier jour de l’exercice comptable précédent. Cela signifie que si l’exercice comptable se termine le 31 décembre, l’envoi de la convocation doit avoir lieu avant le 30 juin

Le délai de convocation à l’assemblée générale de copropriété

La loi prévoit un délai de convocation des copropriétaires à l’assemblée générale de copropriété d’au moins 21 jours calendaires avant la date de réunion prévue.

Toutefois, ce délai peut varier selon les copropriétés et les situations. De fait, il peut être :

  • supérieur à 21 jours par décision dans le règlement de copropriété ;
  • inférieur à 21 jours en cas d’urgence, notamment dans le cas d’un appel de fonds exceptionnel pour travaux urgents. Pour rappel, le caractère d’urgence est laissé à l’appréciation du syndic et du conseil des copropriétaires.

Afin de connaître le délai prévu par votre copropriété, vous devez vous référer à votre règlement de copropriété.

Se faire représenter à l’assemblée générale de copropriété

Il est fréquent que des copropriétaires ne puissent être présents le jour de l’assemblée générale de copropriété. Afin de leur permettre de voter ou d’être représentés, le syndic adresse aux copropriétaires différents éléments lors de la convocation :

  • un pouvoir pour l’assemblée générale de copropriété à remettre à la personne de votre choix ;
  • un formulaire de vote par correspondance.

Le pouvoir doit être rempli avant la date de l’assemblée générale. Il vous permet de confier votre voix à un autre copropriétaire ou à toute personne de votre choix. Dans le cas où vous vous faites représenter par un autre membre du syndicat, ce dernier pourra donc voter 2 fois pour chaque résolution à adopter. Il est préférable de bien connaître la personne à qui vous confiez votre pouvoir. En effet, si vous lui donnez votre voix, vous ne pouvez pas toujours l’obliger à voter comme vous ! Cela dépend du modèle de pouvoir envoyé par le syndic : avec ou sans instruction.

Pour information, chaque mandataire peut détenir au maximum 3 pouvoirs par assemblée générale.

Bon à savoir

Le syndic, son conjoint, ses ascendants et descendants ne peuvent être désignés comme mandataire.

Si vous ne souhaitez pas être représenté, vous pouvez opter pour le vote par correspondance. Mis en place en juillet 2020 pour pouvoir continuer les assemblées générales pendant le covid et lutter contre l’absentéisme, il ne comporte que 2 règles :

  • pour être pris en compte, votre vote par correspondance doit être reçu au moins 3 jours francs avant la date de l’assemblée générale. C’est-à-dire 3 jours complets hors dimanche et jours fériés. Passé ce délai, il est jugé irrecevable ;
  • il doit exprimer clairement la volonté du votant. Les ratures et commentaires sont autorisés, à condition qu’ils n’empêchent pas cette détermination.

Exemple : si l’AG a lieu un jeudi, votre vote doit arriver au plus tard le samedi précédent. Les jours francs sont alors le lundi, le mardi et le mercredi.


Comment faire la convocation de l’assemblée générale de copropriété pendant le covid ?

Les confinements successifs, ainsi que les mesures de sécurité sanitaire ont empêché les syndics de réunir les copropriétaires en présentiel ces 2 dernières années. Les annulations d’assemblée générale de copropriété ont été nombreuses. Heureusement, différentes mesures sont mises en place.

La visioconférence au secours des syndics

Peu utilisée au départ bien que possible depuis la loi ELAN, l’assemblée générale de copropriété en visioconférence a le vent en poupe en 2022. En théorie, pour pouvoir tenir une AG en visioconférence, la copropriété doit avoir voté au préalable ce système de tenue de l’assemblée. Or, le covid a bousculé les choses et de nombreuses copropriétés n’ont pas eu le temps nécessaire pour effectuer ce vote.

C’est là que le gouvernement intervient en juillet 2020, en publiant 2 ordonnances dérogatoires pour autoriser expressément la visioconférence pendant la période du covid. En effet, c’est même désormais le mode de tenue préconisé afin de conserver le caractère d’échange et de débat. Ainsi, entre le 1er janvier et le 31 juillet 2022, les syndics ont la possibilité de convoquer l’assemblée générale de copropriété pendant le covid de manière dématérialisée.

Important 

L’absence d’immatriculation ou d’actualisation des données déclarées prive le syndic de copropriétaires de bénéficier de certaines subventions de l’Anah.

Comment convoquer une assemblée générale de copropriété en visio ?

Les règles de convocation en assemblée générale sont identiques que celle-ci ait lieu en présentiel, par visioconférence ou à distance.

Il faut noter toutefois quelques obligations pour tenir l’assemblée générale de copropriété pendant le covid : cela ne se résume pas à organiser une réunion sur Zoom ! Ainsi, le système utilisé doit répondre aux exigences suivantes :

  • permettre l’identification certaine des participants ;
  • entendre au moins la voix de chacun ;
  • retransmission simultanée et continue pour l’ensemble des participants.

En clair, chaque copropriétaire doit être présent au même moment, tout au long de l’assemblée générale, toute interruption doit être notée sur le procès-verbal, et tout le monde doit pouvoir être entendu et identifié clairement. Idéalement, le système utilisé prévoit également un mode de vote électronique sécurisé pour voter lors de l’assemblée générale de copropriété dématérialisée.