La copropriété comporte de nombreuses dépenses, qu’il s’agisse de frais de gestion, de charges, d’entretien, ou encore, de travaux. Pour faire face à ces dépenses, le syndic procède à un appel de fonds en copropriété de façon régulière. Ils permettent aux copropriétaires de verser une somme fixée lors d’une assemblée générale. Mais à quoi correspond exactement l’appel de fonds en copropriété ? Quels sont les différents types ? Comment le payer ? Et que se passe-t-il en cas d’impayé ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur l’appel de fonds en copropriété.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un appel de fonds ?
Un appel de fond peut intervenir dans différents contextes. De façon générale, un appel de fonds est une demande de paiement anticipée en vue d’une prestation. La somme exigée peut être partielle ou intégrale.
Il existe des appels de fonds pour l’acquisition ou la construction d’un bien ou encore pour le financement de travaux dans une copropriété.
Qu’est-ce qu’un appel de fonds en copropriété ?
Le paiement de charges en copropriété est obligatoire pour chaque copropriétaire. Afin de pouvoir assurer la gestion de l’immeuble et payer les différentes sommes dues, le syndic appelle régulièrement des sommes auprès des copropriétaires (art. 35-2 du décret 2019-650 du 27 juin 2019). C’est ce qu’on appelle les appels de fonds.
Ils sont adressés par courrier en lettre simple, ou par mail avec l’accord du propriétaire, et mentionnent :
- le montant de la provision ou de la somme à régler (ces sommes réclamées correspondent aux dépenses telles que l’assurance multirisques de l’immeuble, les frais de chauffage, d’électricité, d’ascenseur, les employés de la copropriété, les impôts et taxes, etc.) ;
- l’objet de la dépense si celle-ci n’est pas comprise dans le budget prévisionnel ;
- la date d’exigibilité.
L’appel de fonds du syndic doit être envoyé à chaque copropriétaire avant la date d’exigibilité de chaque période. Les sommes déterminées (les provisions) sont appelées généralement chaque début de trimestre. En fin d’exercice comptable, le syndic procède à une régularisation des charges engagées face aux provisions réclamées.
Bon à savoir
Les charges sont réparties selon les tantièmes détenus par chaque copropriétaire, c’est-à-dire la quote-part de l’immeuble qu’ils possèdent. Les tantièmes sont répartis et indiqués dans le règlement de copropriété.
Les différents types d’appel de fonds en copropriété
Afin de répondre aux besoins de chaque copropriété, il existe plusieurs types d’appels de fonds : les charges générales, les charges exceptionnelles, et les travaux.
L’appel de fonds pour charges générales
Il s’agit de toutes les dépenses prévues par le budget prévisionnel. L’appel de fonds des charges générales est fait par le syndic (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965), par période prédéfinie. Elles se divisent en deux : les charges courantes et les charges spéciales.
Les charges courantes
Les charges courantes correspondent aux dépenses habituelles pour la copropriété. Elles regroupent les coûts suivants :
- la conservation de l’immeuble : gros œuvre, maintien des différents réseaux, réparation des parties communes, etc. ;
- l’entretien de l’immeuble et la rémunération du personnel employé : gardien, jardinier, femme de ménage, etc.;
- les frais d’administration de l’immeuble : syndic, assurance, taxe, eau, etc.
À noter
Le syndic convoque tous les ans une assemblée générale des copropriétaires. Il est tenu d’y présenter les résultats de l’exercice comptable de la copropriété et propose un budget prévisionnel pour l’année à venir.
Les charges spéciales
En plus des charges courantes de copropriété, votre appel de fonds du syndic peut comporter des charges spéciales. Ces dernières sont propres à chaque lot qui compose l’immeuble et varient selon plusieurs critères.
Les charges spéciales concernent les équipements et services collectifs communs dont le paiement est lié à l’utilité pour chaque lot de l’immeuble. C’est-à-dire à l’usage éventuel qu’il peut en être fait par les occupants, qu’il soit effectif ou non. Il s’agit principalement des charges liées à la présence d’un ascenseur, au chauffage…
Le montant des charges spéciales dépend d’une grille de répartition établie par un expert impartial. Elle permet aux copropriétaires de payer leurs charges au plus juste. Ainsi, le propriétaire d’un parking ne sera pas redevable de charges liées aux paillassons et tapis de l’immeuble par exemple. À l’inverse, le propriétaire d’un appartement au rez-de-chaussée n’aura pas l’utilité de l’ascenseur et ne sera pas redevable des mêmes charges que celui qui habite au 5e étage.
Parmi les éléments pris en compte, l’expert établit les critères suivants :
- pour l’ascenseur : l’étage bien sûr, mais aussi le nombre de personnes que le lot peut abriter (par exemple, au même étage, un T4 paiera plus de charges qu’un T2) ;
- pour le chauffage : la surface du lot ou la puissance des radiateurs ;
- pour l’eau : il y a en général des compteurs individuels pour chaque lot, sinon la répartition se fait selon les tantièmes. L’eau est peut également être répartie en charges générales (c’est le règlement de copropriété qui détermine cela)
Exemple de calcul des charges spéciales
Vous habitez au 3e étage d’un immeuble de 5 étages un appartement T3 représentant 1 000 tantièmes. La somme des coefficients des charges totale de la copropriété s’élève à 8. La clé de répartition des charges spéciales est établie comme suit :
| Etage | Coefficient |
| RDC | 0 |
| 1er étage | 0,75 |
| 2e étage | 1 |
| 3e étage | 1,25 |
| 4e étage | 1,5 |
| 5e étage | 1,75 |
Le calcul des charges ascenseur est le suivant : (tantièmes / total des coefficients de charges) x le coefficient de votre étage. Ici, vos charges spéciales s’élèveraient à :
- (1 000 / 8) x 1,25 ;
- soit 125 x 1,25 = 156,25 €.
En habitant au 5e étage, elles s’élèveraient à 218,75 € (125 x 1,75), alors qu’au 1er étage, elles s’élèveraient à 93,75 € (125 x 0,75).
L’appel de fonds pour charges exceptionnelles
Il s’agit de toutes les charges qui ne sont pas prévues par le budget prévisionnel. L’article 44 du décret du 17 mars 1967 liste les dépenses et travaux concernés :
- conservation et entretien de l’immeuble, hors maintenance ;
- travaux sur les équipements communs, hors maintenance ;
- amélioration, transformation, adjonction, surélévation ou aménagement d’un ou plusieurs lots ;
- études techniques et diagnostiques ;
- tous les travaux qui ne concernent pas la maintenance ou l’administration de la copropriété et de ses équipements.
Ces travaux font l’objet d’un vote lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire des copropriétaires. Il est alors décidé de leur exécution et de la ou des dates des appels de fonds.
L’appel de fonds pour travaux
Depuis la loi ALUR, les syndics ont l’obligation de constituer un fonds de travaux afin d’anticiper et de financer les gros travaux de rénovation. Cela permet d’atténuer l’impact financier de tels travaux pour les copropriétaires et de se prémunir contre les copropriétaires défaillants.
La provision annuelle doit être égale ou supérieure à 5 % du budget prévisionnel de la copropriété. L’appel de fonds pour travaux est réalisé aux dates prévues lors du vote de ces derniers en assemblée générale.
Certaines copropriétés sont dispensées de créer un fonds de travaux ALUR. Il s’agit :
- des copropriétés neuves (moins de 5 ans) ;
- de moins de 10 lots à conditions que cela soit voté en AG à l’unanimité contre l’obligation de fonds de travaux ;
- celles disposant d’un diagnostic technique global indiquant l’absence de gros travaux à venir pour les 10 années suivantes ;
- et enfin, des copropriétés disposant déjà d’un budget travaux équivalent au budget prévisionnel.
L’appel de fonds exceptionnel pour travaux urgents
C’est un cas particulier qui ne se présente que lorsque la sécurité des copropriétaires ou la conservation de l’immeuble sont compromises. La loi ne précise pas le caractère urgent des travaux, celui-ci est laissé à l’appréciation du syndic. Cependant, il est possible de citer quelques situations :
- remplacement de chaudière l’hiver ;
- travaux sur la toiture n’assurant plus l’étanchéité ;
- réparation d’un mur ou d’éléments se détachant de la façade ;
- consolidation ou réparation des canalisations ;
- etc.
L’appel de fonds pour travaux urgent n’intervient qu’après que le syndic ait réuni en urgence une assemblée générale des copropriétaires. Ces derniers décident du caractère urgent ou non des travaux et votent leur exécution. Les modalités de paiement sont ensuite établies, après réception d’un ou plusieurs devis en général.
Il faut noter cependant que le syndic peut réclamer une provision pour les travaux avant l’assemblée générale extraordinaire. Celle-ci ne peut correspondre à plus du tiers du devis.
Comment utiliser le fonds travaux loi ALUR ?
Qu’ils soient urgents ou non, il est possible de financer les travaux de la copropriété grâce au fonds travaux ALUR constitué par le syndic. Attention toutefois à la nature des opérations à réaliser car seules celles indiquées dans les charges exceptionnelles sont éligibles à loi ALUR.
Pour utiliser le fonds travaux loi ALUR, les copropriétaires doivent voter les travaux puis choisir une entreprise pour les effectuer. C’est au moment du choix des modalités de financement qu’ils peuvent demander à mobiliser tout ou partie du fonds travaux ALUR. Si ce dernier est utilisé, il faudra bien sûr le reconstituer par la suite ! Il permet surtout de démarrer rapidement les travaux.
Le saviez-vous ?
Il est possible d’utiliser le fonds travaux ALUR pour des opérations ne concernant qu’une partie des copropriétaires. Seule la fraction correspondant à leurs cotisations sera alors utilisée.
Quand et comment régler l’appel de fonds du syndic ?
Comme indiqué précédemment, le syndic adresse à chaque copropriétaire un courrier avant la date d’exigibilité de l’appel de fonds de copropriété pour la période concernée. Il en est de même pour les appels de fonds pour travaux, exceptionnels ou non, qui doivent être réglés avant l’exigibilité votée en AG.
Le paiement des appels de fonds
Depuis 2015, la plupart des syndics proposent un espace personnel sécurisé pour chaque copropriétaire qui le souhaite. Vous y retrouvez notamment tous les appels de fonds de la copropriété et les procès-verbaux des assemblées générales des 2 dernières années.
Les appels de fonds se font généralement de manière trimestrielle. Vous devez donc régler 4 provisions par an. Une fois reçu, vous devez procéder au paiement avant la date d’exigibilité de l’appel de fonds de la copropriété. Pour cela, vous pouvez payer la somme demandée en ligne, payer par virement ou par chèque.
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Bon à savoir
Après l’approbation des comptes, vous pouvez vous retrouver en déficit ou en excédent de charges. En fonction de votre situation, l’appel de fonds du premier trimestre de l’année suivante est augmenté ou réduit en conséquence.
Le cas de l’appel de fonds pour travaux non réalisés
La loi du 10 juillet 1965 dispose que le syndic doit “assurer l’exécution des délibérations de l’assemblée générale” et “administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien”. Dès lors, il est dans l’obligation d’effectuer les travaux votés en AG, d’autant plus s’il a déjà fait plusieurs appels de fonds ! Alors que faire en cas de non réalisation des travaux ?
Il faut tout d’abord déterminer pourquoi les travaux n’ont pas été réalisés. Est-ce un manque de trésorerie dû à un propriétaire défaillant ? Est-ce que l’entreprise a pris du retard ? Le syndic fait-il preuve de négligence ? En cas de carence du syndic avérée, vous pouvez rappeler ses devoirs à ce dernier par lettre recommandée avec accusé de réception. Si les travaux ne sont toujours pas entrepris, la copropriété peut demander une réparation des coûts du retard. Ainsi, si la facture s’avère plus élevée que le devis initial à cause du retard ou que la copropriété subit des dommages importants suite à l’inaction d’une des parties, elle peut réclamer des pénalités au coupable. Elle peut également assigner le conseil des copropriétaires pour qu’il se retourne contre le syndic et intenter une action en justice.
Quoi qu’il en soit, l’appel de fonds pour travaux non réalisé reste la propriété du syndic tant que la procédure n’est pas terminée.
Que se passe-t-il en cas d’impayés ?
L’injonction de payer
La loi Élan a instauré une nouvelle procédure de recouvrement permettant au syndic d’agir plus rapidement contre les débiteurs. En cas de défaut de règlement sous 30 jours après la mise en demeure de payer, le syndic peut intenter une procédure civile accélérée au fonds au tribunal judiciaire de la localité où se situe l’immeuble.
Le tribunal peut alors être amené à condamner le débiteur à régler son arriéré ainsi que toutes les provisions sur charges à venir.
Le syndic dispose d’un second levier depuis 2020. Il peut faire inscrire une hypothèque légale au profit du syndicat. Elle est mise en œuvre au terme d’une procédure judiciaire via un commandement de payer remis par huissier au copropriétaire faisant défaut. Le privilège mobilier du syndic s’étend aussi aux loyers dus par un locataire à son copropriétaire bailleur.
La saisie conservatoire
Pendant tout le temps de la procédure, les appels de fonds du propriétaire défaillant se cumulent. Pour y pallier, le syndic peut obtenir le droit d’effectuer des saisies conservatoires. Ainsi, si le bien concerné est loué, le tribunal peut par exemple exiger que les loyers soient versés au syndic plutôt qu’au bailleur jusqu’au remboursement complet de la dette. Cela inclut tous les appels de fonds du propriétaire défaillant ainsi que les frais d’huissier de justice et d’hypothèque.
Les impayés en cas de vente
Dernier moyen pour le syndic de récupérer les sommes dues par le propriétaire : la créance sur la vente. En effet, en cas de vente du lot endetté, le syndic dispose d’un privilège immobilier lui permettant d’être payé en priorité. Cela signifie que les dettes du copropriétaire défaillant seront déduites de son prix de vente afin de rembourser le syndic.
Les impayés sont un problème récurrent dans les copropriétés. La loi a été révisée en ce sens et permet aux syndics de récupérer plus facilement les sommes qui n’ont pas été réglées avant la date d’exigibilité de l’appel de fonds de la copropriété. Néanmoins, cela n’est pas sans conséquences pour les autres copropriétaires. En effet, en cas de vente de votre bien, vous avez l’obligation de fournir les 3 derniers procès-verbaux d’assemblée générale des copropriétaires, lesquels indiquent la présence d’impayés. Cela peut refroidir certains acquéreurs qui pourraient craindre de devoir pallier ces dettes lors des prochains appels de fonds de la copropriété.
Appel de fonds de notaire, de quoi s’agit-il ?
Il ne faut pas confondre l’appel de fonds en copropriété et celui d’un notaire.
Lors d’un achat immobilier, l’appel de fonds correspond à l’ultime étape de la demande de prêt immobilier. Il s’agit de la demande de déblocage des fonds auprès de la banque par le notaire suite à la signature de l’acte authentique.
Si votre projet est une construction d’une maison individuelle, c’est le constructeur qui adresse les appels de fonds en accord avec le contrat de construction de la maison et selon un échéancier prévu.
D’autres budgets peuvent être votés en assemblée générale pour répondre à des besoins de travaux ou autres dépenses exceptionnelles. Ces budgets font également l’objet d’appels de fonds et de répartition spécifiques.