Le vote par correspondance en copropriété

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Bonne nouvelle, les copropriétaires ont désormais la possibilité de voter par correspondance, avant la tenue de l’assemblée générale depuis la parution de l’arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux AG. Cotoit vous en dit plus !

Le vote par correspondance, comment ça marche ?

Le droit de la copropriété a été profondément transformé par l’ordonnance du 30 octobre 2019, modifiant l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 et qui prévoit notamment l’introduction du vote par correspondance des copropriétaires lors des assemblés générales.

Le décret d’application et l’arrêté du 2 juillet 2020, qui fixent le formulaire type de vote par correspondance, ont été publiés au Journal Officiel.

La mesure était particulièrement attendue pour faire face à la crise sanitaire liée au Covid-19.

En effet, les assemblées générales qui avaient pour objet ,entre autre,  le renouvellement du mandat de syndic qui ont expiré pendant la crise de la Covid-19, avaient été annulées et devront désormais se tenir avant le 31 janvier 2021 (voir article 22 de l’ordonnance du 25 mars 2020).

Comment valider son vote à distance ?

Afin d’éviter la désertion des assemblées générales, le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 modifie les dispositions du vote par correspondance.

Il est ainsi prévu que :

  • Le formulaire de vote par correspondance devra être annexé à la convocation à l’assemblée générale
  • Le formulaire devra être retourné par le copropriétaire 3 jours francs avant la tenue de l’assemblée générale pour être pris en considération
  • Les copropriétaires votant par correspondance devront être recensés sur la feuille de présence et la date de réception du formulaire devra être notifiée
  • La présence physique du copropriétaire ou de son mandataire à l’assemblée générale prévaudra sur le formulaire de vote par correspondance, qui sera alors écarté

L’arrêté du 2 juillet fixe également le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires et le fait que ce dernier puisse être complété ou adapté sans qu’aucune mention présente dans le modèle ne soit supprimée. 

Le procès-verbal de l’assemblée générale comportera sous chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote et précisera les noms et le nombre de voix des copropriétaires opposés à la décision, qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant.

Qui peut voter par correspondance en copropriété ?

Tous les copropriétaires sont en droit de voter par correspondance pour les décisions prises en assemblée générale. Cette option est disponible à tout moment pour eux.

Cependant, en tant que mandataire, le vote par correspondance n’est pas autorisé. L’exercice d’un mandat au nom d’un autre copropriétaire nécessite une présence physique durant l’assemblée pour voter effectivement.

Quelles décisions peut-on voter à distance ?

Le vote par correspondance est applicable à diverses décisions mentionnées à l’ordre du jour de l’assemblée, y compris :

  • L’élection du conseil syndical.
  • Les décisions concernant les travaux dans les parties communes.
  • L’approbation des comptes et des honoraires du syndic.
  • Le vote du budget prévisionnel.
  • La détermination et l’allocation du fonds de travaux.

Toutefois, cette méthode de vote ne s’applique pas aux décisions modifiées ou ajoutées en cours d’assemblée. Si une résolution est amendée ou si une candidature est présentée durant l’assemblée, les votes par correspondance préalablement exprimés sont considérés comme nuls, sauf pour les votes négatifs qui restent valables même si la résolution est amendée.

Concrètement, comment se déroule le vote par correspondance ?

Les grandes étapes sont les suivantes :

  1. Envoi des formulaires de vote : le syndic envoie aux copropriétaires les convocations pour l’assemblée générale au moins 21 jours francs avant sa tenue, incluant un formulaire de vote par correspondance. Ce formulaire doit lister toutes les résolutions à l’ordre du jour avec des options pour voter « Pour », « Contre » ou s’« Abstenir », conformément au décret du 2 juillet 2020.
  2. Retour des formulaires remplis : les copropriétaires souhaitant voter par correspondance remplissent le formulaire en indiquant leur choix de vote pour chaque résolution. Il est conseillé de parapher chaque page et de dater et signer la dernière page avant de renvoyer le formulaire au syndic. Pour garantir la réception, il est recommandé d’utiliser l’email ou le courrier recommandé. Le syndic doit recevoir les formulaires au moins 3 jours francs avant l’assemblée.
  3. Prise en compte des votes : avant l’assemblée générale, le syndic saisit les votes par correspondance dans son logiciel. Pendant l’assemblée, il compte ces votes reçus dans les délais légaux et les intègre au décompte total. Ces votes sont traités et dépouillés de la même manière que les votes traditionnels.

Il est important de noter que les jours francs comptent de 0 h à 23 h 59, incluant les samedis et dimanches, et excluent le jour de l’envoi et celui de l’assemblée générale.

Le vote par correspondance chez Cotoit

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C’est tout à fait possible ! Avec Cotoit, c’est simple et rapide.

Le document de vote par correspondance sera automatiquement envoyé avec la convocation pour la prochaine AG de votre copropriété (comme prévu par la loi).

Il sera également disponible sur votre Espace Client, sur lequel vous pourrez saisir directement vos intentions de vote sur le document officiel. Vous pourrez ensuite renvoyer le document par courrier ou par courrier électronique.

Vos votes seront pris en considération, le jour de l’assemblée générale !

Faites entendre votre voix. Vous savez tout désormais sur le vote par correspondance lors d’une AG de copropriété !


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