Il n’est pas évident de cerner chaque entité dans une copropriété. Souvent on confond et on utilise les mauvais termes.
En effet, beaucoup de personnes utilisent les mots “syndicat de copropriété” pour désigner le “syndic”. Or le terme “syndicat de copropriété” n’existe pas.
Pour vous éclairer, nous vous proposons pour commencer ce petit lexique pour mieux comprendre l’organisation d’une copropriété :
Syndicat des copropriétaires : tous les copropriétaires forment automatiquement et sans formalités le syndicat des copropriétaires. Ce syndicat veille à la conservation et l’administration de l’immeuble.
Conseil syndical de copropriété : il est composé de membres de la copropriété, élus par l’ensemble des copropriétaires, et assure des rôles consultatifs, d’assistance et de contrôle vis à vis des activités du syndic.
Syndic de copropriété : il peut être bénévole, coopératif ou professionnel, il est mandaté par le syndicat des copropriétaires sur décision de l’assemblée générale pour une durée maximale de 3 ans. Il gère l’immeuble, les équipements collectifs au nom du syndicat des copropriétaires (organise les AG, tient les comptes, gère l’immatriculation et le registre national trouve des prestataires, suit les travaux, réalise le procès-verbal de l’assemblée générale, etc.).
Important
Chaque copropriété ne doit pas oublier de s’inscrire au registre qui permet de recenser l’ensemble des copropriétés de France.
Le syndic de copropriété est au cœur de la vie d’une copropriété.
Au quotidien, le syndic possède plusieurs missions dont :
C’est aussi ce gestionnaire de copropriété qui va prendre des décisions lors de situations urgentes, comme par exemple des interventions consécutives à un sinistre.
En bref, le syndic est l’organe qui fait vivre l’organisation d’une copropriété.
Le syndic de copropriété est obligatoire. Autrement dit, d’un point de vue légal une copropriété ne peut pas se retrouver sans syndic quelle que soit sa taille, le nombre de lots qu’il s’agisse d’une copropriété horizontale ou verticale.
Lire aussi : 5 conseils pour bien choisir un syndic de copropriété
Dans une copropriété, quelle que soit sa taille, un syndic doit obligatoirement être désigné.
Il peut être professionnel (contre des honoraires) comme bénévole (copropriétaires bénévoles qui assurent la gestion gratuitement). Dans tous les cas, il est désigné par un vote à l’assemblée générale (article 25).
Ce syndic se doit d’assurer des missions précises telles que :
La gestion administrative : organise les assemblées générales, signe les contrats en fourniture d’énergie, immatricule la copropriété, réalise une fiche synthétique, représente le syndicat des copropriétaires en justice, etc.
La gestion des comptes : tient la comptabilité, établit un budget prévisionnel, ouvre un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, etc.
La gestion de l’entretien de l’immeuble : fait effectuer des réparations et veille aux travaux d’entretien des parties communes, élabore et tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble, effectue les appels de fonds pour travaux etc.
La gestion des salariés de la copropriété : embauche et peut licencier les salariés de la copropriété, gère leurs bulletins de paie.
Votre syndic a la possibilité de demander aux copropriétaires de donner un quitus au syndic. Cela correspond à la décision des copropriétaires qui valident la gestion du mandataire.
Le conseil syndical doit mettre en concurrence le syndic à chaque changement. Toutefois, l’assemblée générale peut tout à fait dispenser le conseil syndical de cette procédure. L’élection du syndic est valide même si la mise en concurrence n’a pas eu lieu.
Si le conseil syndical souhaite mettre le syndic en concurrence, il doit lui faire parvenir d’autres contrats de syndic concurrents. Ils seront annexés à la convocation d’assemblée générale. Ces contrats ont pour obligation d’être conformes au contrat type ALUR.
Avant que le mandat du syndic actuel ne se termine, celui-ci doit convoquer une assemblée générale de copropriétaires. La question de la désignation d’un syndic sera portée à l’ordre du jour pour être débattue.
Le syndicat des copropriétaires élit le conseil syndical, composé de plusieurs membres.
La mission de ce conseil est d’assurer la liaison entre le syndic et les copropriétaires. Il contrôle les actions du syndic tout en lui venant en aide.
Du fait de sa présence sur le terrain, le conseil syndical peut par exemple alerter le syndic en cas de dégâts ou d’incidents pour une intervention rapide. C’est une relation de coopération.
Le conseil syndical dispose du pouvoir de convoquer une assemblée générale auquel le syndic devra se conformer. Il fait porter à l’ordre du jour les questions importantes. En cas de refus du syndic, le président du conseil syndical peut se charger de convoquer lui-même l’assemblée.
Les conseillers sont élus en assemblée générale à la majorité pour un mandat de trois ans maximum, renouvelable et sans limite. Un conseiller syndical peut démissionner quand il le souhaite. Il peut également y avoir des remplacements des membres du conseil syndical.
Les grandes copropriétés avec de nombreux lots et plus de copropriétaires font généralement appel à un syndic professionnel dont c’est le métier et la spécialité.
Les petites copropriétés constituées de peu de lots peuvent se passer d’un syndic. Elles en assurent la gestion avec leur propres ressources et compétences. Il s’agit alors d’un syndic non-professionnel.
Il existe ensuite deux types de syndic non-professionnel : le syndic bénévole ou le syndic coopératif.
Dans un syndic bénévole, une seule personne assure le rôle de syndic de copropriété.
Dans un syndic coopératif, la gestion de l’immeuble est prise en charge par les membres du conseil syndical.
Il existe plusieurs stratégies possibles pour trouver un syndic pas cher. Le point le plus crucial consiste à mettre en concurrence les différents syndics à chaque renouvellement. Cela incite votre syndic déjà en place à renouveler ses offres et à rester compétitif.
Il faut être extrêmement attentif aux détails du contrat que propose le syndic. En particulier à la facturation des frais annexes non compris dans le forfait de base. Ils peuvent vite faire grimper la note finale. Ils peuvent aussi être négociés.
Le choix du syndic bénévole permet également de réaliser des économies de même que d’opter pour un syndic en ligne dématérialisé.
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