Durée de conservation des quittances de loyer : que dit la loi
Les quittances de loyer doivent être conservées au moins 3 ans après la fin du bail. Il s’agit d’une obligation légale quand le logement est occupé à titre de résidence principale.
En effet, l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 stipule que bailleur et locataire peuvent intenter une action en justice jusqu’à 3 ans après la fin du contrat de bail. La même obligation concerne le contrat de bail et les états des lieux d’entrée et de sortie du logement.
Grâce à ces documents, il est possible de prouver l’acquittement de tous les loyers conformément au contrat de bail de location.
Pourquoi faut-il conserver ses quittances de loyer ?
Comme précisé précédemment, les quittances de loyer sont à conserver car elles peuvent servir de justificatifs en cas de contestation.
Elles peuvent aussi faire office de justificatif de domicile lors d’autres démarches administratives.
Vous pourriez être amené à les envoyer à un nouveau bailleur pour le convaincre de votre sérieux dans le paiement des loyers.
Votre banque pourrait aussi vous les demander pour constituer un dossier de demande de prêt immobilier pour vérifier votre solvabilité.
Que risque-t-on si on ne conserve pas ses quittances de loyer ?
La loi ne prévoit aucune sanction en cas l’absence de conservation des quittances de loyer ou d’un duplicata.
Vous risquez cependant un préjudice en ces de litige. Sans quittance de loyer, il sera impossible de faire valoir vos droits.
De plus, en cas de contrôle fiscal, vous devez pouvoir justifier de vos revenus fonciers en tant que propriétaire.
Comment conserver des quittances de loyer de façon sécurisée ?
La quittance de loyer doit obligatoirement être envoyée par le bailleur sur demande du locataire en accord avec la loi du 6 juillet 1989.
Que ce soit sous format papier ou numérique, la conservation des quittances doit respecter les dispositions du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) en vigueur en Europe depuis 2018.
Les quittances de loyer contiennent des données à caractère personnel. À ce titre, il convient de les conserver dans un environnement sécurisé tel qu’un bureau fermé ou un serveur sécurisé. Elles ne peuvent pas être transmises à un tiers.
Elles doivent être détruites à l’échéance des 3 ans de conservation requis par la loi.
La conservation des quittances de loyer et de tout autre document important au format numérique peut se faire au moyen d’une clef USB chiffrée, renforcée en cas de choc, à l’épreuve de l’eau et avec un accès biométrique ou un code d’accès.
Vous pouvez créer une fichier zip compressé de votre dossier contenant vos pièces justificatives et lui attribuer un mot de passe que vous seul pourrez retrouver facilement.
A propos des quittances de loyer dématérialisée
La transmission dématérialisée des quittance de loyer par courrier électronique est autorisée.
C’est un moyen rapide et automatisable pour alléger sa gestion locative.
L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 stipule que le bailleur peut envoyer une quittance de loyer au format dématérialisé (pièce jointe dans un email par exemple) si le locataire a donné son accord par écrit.
Le propriétaire peut insérer une clause dans le contrat de location en vue de cet arrangement.
Une quittance de loyer juridiquement valable doit cependant être signée du bailleur.
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
Une quittance de loyer est un document officiel remis par le propriétaire ou le bailleur à son locataire pour attester du paiement du loyer.
Elle est généralement délivrée chaque mois et indique le montant du loyer payé, la période de paiement ainsi que la date à laquelle le paiement a été effectué.
Elle peut également inclure des informations sur les charges locatives, telles que l’eau, le gaz ou l’électricité.
La quittance de loyer est un document important pour le locataire, car elle lui permet de prouver qu’il a bien payé son loyer. Elle est souvent demandée dans le cadre de démarches administratives, telles que l’obtention d’une aide financière ou d’un prêt immobilier.
Pour le propriétaire, la quittance de loyer est également un document capital, car elle lui permet de justifier ses revenus locatifs.
Il ne faut pas confondre les quittances de loyer avec l’appel de loyer. Ce dernier est envoyé en guise de rappel avant la date d’exigibilité du loyer alors que la quittance est expédiée une fois le paiement reçu.
Le propriétaire doit fournir une quittance de loyer gratuitement au locataire si il en fait la demande. Le propriétaire ne peut facturer aucun frais lié à la quittance de loyer.
Tableau récapitulatif des durée de conservation recommandées par type de document officiel
| Type de document | Temps de conservation |
|---|---|
| Actes d’état civil (copies intégrales et extraits), jugements de divorce ou d’adoption, contrats de mariage, livrets de famille, diplômes | Permanente |
| Quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation, contrats d’assurance | 2 ans à partir de la date du document |
| Contrats d’assurance vie | 10 ans |
| Factures d’électricité, de gaz et d’eau | 5 ans |
| Factures de téléphone fixe, mobile et d’abonnement internet | 1 an |
| Preuves de paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété | 5 ans |
| Quittances de loyer, contrats de location, états des lieux | 3 ans après la durée de la location |
| Bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travail, attestations Pôle emploi | Jusqu’à la liquidation de la retraite pour les bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail ; jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage pour les attestations Pôle emploi |
| Déclarations de revenus, avis d’imposition, justificatifs utilisés dans le cadre de l’imposition | 3 ans |
| Avis d’impôts locaux (taxe foncière et taxe d’habitation) | 1 an |
| Documents personnels transmis sous format numérique | Conserver sous format numérique |
| Documents personnels transmis sous format papier | Conserver l’original en support papier ; la version numérisée a valeur de copie |
