Tout savoir sur le déroulement d’une assemblée générale de copropriété

L’assemblée générale est le temps fort de la vie d’une copropriété. Lors de cette réunion, de nombreuses décisions sont votées. Chaque décision prise va déterminer l’évolution future de la copropriété. Il est donc indispensable que chaque copropriétaire connaisse les règles de fonctionnement de l’AG pour prendre les bonnes décisions le jour J.

Sommaire

Qu'est-ce que l'assemblée générale de copropriété ?

L’assemblée générale (AG) est un rassemblement de tous les copropriétaires d’un immeuble ou d’un lotissement. Lors de cette réunion, les copropriétaires votent pour mettre en place ou non un certain nombre de décisions.

Ces résolutions portent sur le fonctionnement et l’entretien de la copropriété. Il peut s’agir d’opérations de gestion courante, de décisions de travaux dans les parties communes ou encore d’engager des procédures judiciaires.

Comment les copropriétaires sont-ils informés d'une AG ?

Le syndic convoque chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Cette convocation mentionne l’ordre du jour de la réunion c’est-à-dire la liste des projets de résolutions qui seront votées.

La convocation à l’AG est envoyée à chaque copropriétaire par le syndic en lettre recommandée avec accusé de réception.

Le syndic doit aussi afficher la date de la prochaine assemblée générale.

Une assemblée générale se tient au moins une fois par an. Elle doit intervenir au moins 6 mois après la clôture de l’exercice comptable.

La présence à l’AG n’est pas obligatoire pour les copropriétaires. Elle est bien sûr très fortement recommandée puisque les décisions qui y sont prises sont d’une importance capitale.

Réunion entre copropriétaires lors d'une assemblée générale

Comment se déroule une assemblée générale ?

Chaque copropriétaire ou mandataire arrivant à l’AG commence par signer la feuille de présence tenue par le syndic de copropriété.

S’il a reçu des pouvoirs d’autres copropriétaires, il signe la feuille de présence en leur nom.

Au début de la réunion, les copropriétaires désignent le président de séance ainsi qu’un ou plusieurs scrutateurs de séance et un secrétaire de séance.

Le président de séance contrôle la feuille de présence, supervise les débats et s’assure de la régularité des votes durant l’AG.

Les scrutateurs comptabilisent le nombre de votes et leur équivalence en tantièmes lors des votes.

Le secrétaire de séance, généralement le syndic, rédige le procès-verbal de l’assemblée (PV).

Les questions à l’ordre du jour sont soumises aux copropriétaires qui les votent selon les règles de majorité adéquates.

À noter 

Les copropriétaires ou mandataires qui suivent l’assemblée en distanciel (par exemple en visio-conférence) et ceux qui ont voté par correspondance sont mentionnés comme présents mais n’ont pas à signer la feuille de présence ni avant ni après la tenue de la réunion.

Un copropriétaire qui arrive en retard ou part en avance est considéré comme défaillant pour des résolutions votées en son absence.

Le déroulement du vote en assemblée générale

Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à ses parts de la copropriété. Il s’agit des tantièmes définis dans l’Etat Descriptif de Division, un document rédigé par un notaire lors de la création de la copro.

Après un débat, chaque résolution est soumise au vote. Pour être adoptée, elle doit obtenir une majorité qui peut être simple, absolue, double ou à l’unanimité selon les cas.

Les votes se font une résolution après l’autre. C’est le président de l’assemblée nommé en début d’AG – et non le président du conseil syndical – qui contrôle le bon déroulement des suffrages.

Les copropriétaires peuvent aussi être consultés sur des questions ne figurant pas à l’ordre du jour. L’assemblée générale ne peut alors qu’en discuter sans prendre de décisions.

Modalités du vote

Le vote en AG ne peut pas être secret ou anonyme. Le nom de chaque copropriétaire ayant voté contre devra être mentionné dans le procès-verbal.

Le mode de scrutin généralement utilisé est le vote oral. Chaque copropriétaire est appelé l’un après l’autre afin qu’il exprime son vote. A chaque votant lui est rattaché son nombre de voix.

Il existe des modes de scrutins différents :

– par bulletins nominatifs dépouillés après chaque résolution

à main levée, une solution toutefois peu pratique pour les grandes copropriétés

Le vote par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale est autorisé par la loi. Les formulaires de vote par correspondance qui n’indiquent pas explicitement le vote ou qui expriment une abstention sont considérés comme des votes contre la résolution.

À noter 

Le formulaire de vote par correspondance à joindre par l’organisateur de l’assemblée générale des copropriétaires à la convocation est un modèle officiel défini par un arrêté.

groupe de copropriétaires votant une résolution

Le procès-verbal de l'AG

Le procès-verbal de l’AG porte inscription détaillée des résultats des votes en vue de leur exécution.

Il s’agit d’un registre tenu lors de la réunion par le président, les scrutateurs et le secrétaire.

Pour chaque résolution à l’ordre du jour, il mentionne :

  • le résultat du vote
  • le nom des copropriétaires qui s’y sont opposés
  • le nom des copropriétaires qui se sont abstenus
  • leurs nombres de voix
  • les réserves éventuelles
  • les signatures du bureau : président, scrutateurs et secrétaire.

Le syndic doit mettre à disposition des copropriétaires (dans un espace sécurisé sur internet), les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales et les éventuels devis des travaux approuvés lors des AG.

Exemples de décisions à voter

Chaque assemblée générale ordinaire soumet au vote plusieurs résolutions.

Les résolutions obligatoires :

Les résolutions supplémentaires :

Elles sont proposées par le syndic ou par les copropriétaires qui ont adressé leur demande écrite avant l’établissement de la convocation à l’AG.

  • Modification du règlement de copropriété
  • Changement de destination d’un ou plusieurs lots
  • Travaux à engager dans les parties communes : ascenseurs, espaces verts…
  • Travaux liés au développement durable : pose de panneaux solaires, composteur…
  • Autorisation donnée au syndic d’agir en justice


Les règles de majorité

Des règles de majorité différentes sont appliquées selon la nature de la résolution à voter.

À noter 

Il n’y a pas de quorum c’est-à-dire de nombre minimal de participants exigé pour tenir une assemblée générale.

La majorité simple : article 24 de la loi de 1965

Pour qu’une résolution soit adoptée en majorité simple, les votes “pour” doivent être strictement supérieurs aux votes “contre”. Les voix des copropriétaires absents ne sont pas prises en compte. La majorité simple est la majorité des voix (tantièmes) exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l’AG.

Sont concernés :

  • l’élection du président de séance de l’assemblée générale
  • l’adoption du budget prévisionnel
  • l’approbation annuelle des comptes
  • le vote du quitus
  • les modifications du règlement de copropriété
  • les travaux de conservation de l’immeuble
  • les travaux en vue de la sécurité physique des occupants
  • le remplacement d’un ascenseur
  • les travaux d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite n’affectant pas la structure de l’immeuble
  • la décision de réaliser un diagnostic technique global
  • la suppression d‘un vide-ordures

La majorité absolue : article 25 de la loi de 1965

La majorité absolue en assemblée générale implique que tous les votes des copropriétaires présents, représentés mais aussi ceux qui sont absents sont pris en compte. Les abstentions peuvent donc influencer le vote.

Pour être adoptée, une résolution soumise à cette règle doit recueillir plus de la moitié de tous les votes.

Si la décision n’est pas adoptée mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée peut voter immédiatement à la majorité simple.

Sont concernés notamment :

  • la désignation ou révocation d’un syndic de copropriété
  • la désignation ou la révocation des membres du conseil syndical
  • les travaux d’économie d’énergie
  • un ravalement de façade
  • l’autorisation de travaux affectant les parties communes
  • la pose d’un interphone ou d’un digicode
  • les travaux d’amélioration de l’existant : installation d’un ascenseur, d’une rampe d’escalier…

La double majorité : article 26 de la loi de 1965

On parle de double majorité car elle se base sur le nombre de tantièmes et le nombre de propriétaires au total.

Pour qu’une résolution soit adoptée en double majorité il faut recueillir :

– deux tiers des millièmes de votes favorables

– le vote favorable de plus de la moitié des copropriétaires de l’ensemble de l’immeuble.

Exemples de résolutions à adopter à la double majorité :

  • la suppression du poste de concierge
  • l’achat ou la vente des parties communes
  • l’achat d’une partie privative en vue d’y installer un équipement collectif
  • la modification du règlement de copropriété concernant la jouissance des parties communes.

L'unanimité

Les décisions les plus importantes nécessitent l’unanimité de tous les copropriétaires.

Sont concernés par exemple :

  • la vente de parties communes
  • la modification de la répartition des charges
  • la suppression d’un équipement collectif

À noter 

Pour éviter qu’un copropriétaire dispose de plus de la majorité à lui seul, ses voix en tantièmes seront ramenées à la somme des voix des autres copropriétaires et les résolutions seront votées à la majorité requise en prenant en compte cette adaptation.

A propos des AG extraordinaires

Le syndic peut recourir à une ou plusieurs AG extraordinaires au cours de l’année. Ces assemblées permettent de statuer sur des décisions urgentes par exemple lorsqu’un sinistre impacte les parties communes ou quand des travaux sont obligatoires pour garantir la sécurité du bâtiment, de ses occupants ou des riverains.

Le syndic peut dans ce cas de figure agir sans accord préalable de l’AG pour prendre les mesures conservatoires et ainsi supprimer le risque.

Assemblée générale réunion avec des cadres