Tout savoir sur le procès-verbal d’assemblée générale

Dans une copropriété, l’ensemble des copropriétaires se réunit au moins une fois par an en assemblée générale pour prendre des décisions la concernant. Après chaque AG, un procès-verbal est rédigé pour rendre compte des décisions prises lors de l’AG. Que contient-il, à quoi sert-il, qui le rédige ? Cotoit vous explique tout !

Sommaire

Le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires

Qu’est-ce que le procès-verbal d’AG ?

Chaque année, lors de l’assemblée générale des copropriétaires, un certain nombre de décisions sont votées par les copropriétaires. Le procès-verbal ou PV est un compte-rendu de l’ensemble des décisions votées par les copropriétaires à cette occasion.

Qu’il soit bénévole ou professionnel, c’est le syndic de copropriété qui a la charge de la rédaction du procès-verbal, de sa validation et de sa notification auprès des copropriétaires.

À quoi sert le procès-verbal ?

Le procès-verbal a pour objectif de garder une trace écrite des votes effectués et des décisions prises lors de l’assemblée générale.

Une fois rédigé, il est inscrit par le syndic dans un registre contenant tous les procès-verbaux précédents, qui pourra être tenu sous forme physique ou dématérialisée. La tenue de ce registre permet de faciliter la transition en cas de changement de syndic.

Une fois le procès-verbal établi, le syndic doit être en mesure d’en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.

À noter 

Tout copropriétaire peut faire la demande d’une copie ou d’un extrait d’un procès-verbal d’assemblée générale à tout moment. Cependant, les syndics de copro professionnels peuvent prévoir dans leur contrat des frais pour la communication de ces documents.

À l’issue de l’AG, le syndic doit notifier à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants les décisions de l’AG dans un délai maximum d’un mois. Le PV est accompagné de la reproduction de l’alinéa 2 de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Cette notification doit être faite par lettre recommandée avec avis de réception ou électroniquement, sous réserve de l’accord écrit du copropriétaire.

En général, le syndic adresse également le procès-verbal par lettre simple à tous les autres copropriétaires.

Les décisions de l’assemblée générale portant sur les conditions d’occupation de l’immeuble (comme des travaux) devront être affichées dans les parties communes de celui-ci, de manière à en informer tous les occupants, en particulier les locataires.


Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?

procès verbal d'une assemblée générale de copropriété

Le syndic de copropriété rédige le procès-verbal

En règle générale, c’est le syndic de copropriété, qu’il soit professionnel ou bénévole, qui assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l’AG en décide autrement. C’est alors à lui qu’incombe la rédaction du procès-verbal.

Strictement encadré par loi, le procès-verbal doit être rédigé dans le respect du droit immobilier.

Que contient le procès-verbal ?

Le procès-verbal est un compte-rendu de l’assemblée générale. Il ne reprend pas le détail de toutes les discussions qui y ont lieu, mais uniquement le résultat de chaque vote établi.

Il doit contenir la date de la convocation à l’assemblée générale, la date et le lieu de la réunion, son heure d’ouverture et de clôture, l’ensemble des questions figurant à l’ordre du jour ainsi que :

  • les résultats des différents votes ayant eu lieu, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
  • Le nom et le nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à une décision, se sont abstenus ou sont assimilés à un copropriétaire défaillant
  • les éventuelles réserves formulées par les copropriétaires opposants ;
  • les éventuels incidents techniques ayant pu empêcher un copropriétaire de faire connaître son vote en cas de participation à l’AG par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique ;
  • les indications du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical, un membre du conseil syndical ou le président de séance.

Le procès-verbal est ensuite authentifié par la signature du président de séance, du secrétaire et du ou des scrutateurs de l’assemblée (le cas échéant), dès la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l’AG. 

La feuille de présence de l’assemblée générale doit être annexée au procès-verbal. Ce document répertorie le nom et le domicile de chaque copropriétaire, le nombre de voix dont il dispose et la signature des copropriétaires présents à l’AG.

Contestation du procès-verbal d’assemblée générale

Seul un copropriétaire défaillant (ni présent ni représenté lors de l’assemblée générale) ou opposant peut contester une décision prise en assemblée générale.

Les causes peuvent être nombreuses et porter à la fois sur la forme et le fond de l’AG. Pour cela, il suffit de démontrer que les règles d’organisation et/ou de fonctionnement n’ont pas été respectées. Par exemple, une décision peut être annulée si elle n’a pas été votée à la bonne majorité ou si elle n’avait pas été inscrite à l’ordre du jour.

Pour contester une décision, le propriétaire doit saisir le tribunal dans un délai de deux mois à partir de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale. C’est la raison pour laquelle la notification du procès-verbal par le syndic dans le délai imparti est importante ! Le recours doit alors être dirigé contre le syndicat des copropriétaires. Si le copropriétaire a raison, alors la décision est annulée et celui-ci peut obtenir, le cas échéant, des dommages et intérêts. Dans le cas contraire, il peut lui-même être condamné à des dommages et intérêts pour saisie abusive du tribunal.

Important 

Si le délai légal des convocations de l’AG (21 jours) n’a pas été respecté ou si un copropriétaire a été oublié, un copropriétaire peut également demander la nullité ou l’annulation d’une assemblée générale.

 Vous connaissez désormais toutes les règles à appliquer pour la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires !