Comment changer de syndic de copropriété ?

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C'est très simple, on vous explique tout ci-dessous !

Pourquoi changer de syndic ?

1
Des honoraires qui posent question
2
Une réactivité insuffisante
3
Des lacunes dans la gestion administrative
4
Un entretien négligé de l'immeuble
5
Un besoin de modernisation

Des honoraires qui posent question

Les frais de syndic représentent un poste important dans le budget d'une copropriété, pouvant atteindre plusieurs milliers d'euros par an. Des augmentations régulières d'honoraires, parfois sans justification claire, peuvent peser lourdement sur les charges des copropriétaires. La multiplication des frais annexes, comme les frais de photocopies, d'affranchissement ou de relance, vient souvent alourdir la facture initiale. Le manque de transparence dans la facturation ou l'existence de prestations particulières mal définies peuvent également créer de la méfiance. Face à ces coûts croissants, le changement de syndic apparaît comme une solution pour maîtriser le budget de la copropriété.

Une réactivité insuffisante

La disponibilité du syndic est un élément central dans la gestion quotidienne de la copropriété. Un gestionnaire difficile à joindre peut ralentir considérablement le traitement des problèmes urgents. Les délais de réponse excessifs, que ce soit pour des questions simples ou des situations plus complexes, créent de la frustration chez les copropriétaires. Le turnover important des interlocuteurs pose également problème : chaque nouveau gestionnaire doit se familiariser avec les spécificités de l'immeuble, ce qui ralentit le suivi des dossiers en cours. Cette instabilité peut nuire à la qualité du service et à la continuité de la gestion.

Des lacunes dans la gestion administrative

La gestion administrative constitue le cœur de métier d'un syndic et requiert rigueur et organisation. Des retards récurrents dans l'organisation des assemblées générales peuvent compromettre la prise de décisions importantes. Une mauvaise tenue des documents obligatoires (règlement de copropriété, carnet d'entretien, comptes) complique l'accès à l'information pour les copropriétaires. Les erreurs dans les appels de charges ou le suivi des impayés peuvent déséquilibrer la trésorerie de la copropriété. Un archivage défaillant des documents essentiels peut aussi poser problème lors de ventes ou de contentieux.

Un entretien négligé de l'immeuble

L'entretien du bâtiment est primordial pour préserver et valoriser le patrimoine des copropriétaires. Un syndic qui tarde à faire réaliser les travaux nécessaires expose l'immeuble à une dégradation progressive. L'absence de plan pluriannuel de travaux empêche d'anticiper les grosses réparations et leur financement. Un mauvais suivi des contrats d'entretien (ascenseur, chauffage, espaces verts) peut entraîner des dysfonctionnements récurrents. La négligence dans le traitement des sinistres ou dans les relations avec les assurances peut également avoir des conséquences financières importantes.

Un besoin de modernisation

À l'ère numérique, la digitalisation des services est devenue incontournable. Un syndic qui n'offre pas d'extranet copropriétaires limite l'accès aux documents essentiels (règlement, comptes, procès-verbaux). L'absence d'outils digitaux complique la communication entre copropriétaires et ralentit les prises de décision. Les modalités de paiement obsolètes ou le manque de dématérialisation des processus administratifs créent des contraintes inutiles. Une gestion moderne doit permettre plus de réactivité, de transparence et d'efficacité dans le suivi quotidien de la copropriété.

Découvrez les étapes pour changer de syndic

1
Inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale
2
Informer les autres copropriétaires de votre proposition
3
Voter le changement de syndic lors de l'assemblée générale
4
Et après l'élection du syndic Cotoit ?

2 à 6 mois avant la date de votre assemblée générale

Inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale

Vous êtes copropriétaire ou membre du conseil syndical et vous souhaitez changer de syndic de copropriété ? Pensez à Cotoit !

Cotoit est un nouveau type de syndic professionnel en ligne proposant deux solutions tirant le meilleur du numérique. Pédagogique et simple, il facilite la vie des copropriétés et de ses habitants. Alternative efficace, réactive et disponible, notre syndic en ligne conjugue parfaitement la gestion classique de la copropriété avec ses outils numériques. Tout comme un syndic professionnel traditionnel, Cotoit assure la gestion administrative de la copropriété, la gestion comptable (budget prévisionnel, comptabilité, etc.), le bon entretien de l’immeuble et la gestion des salariés de la copropriété.

Pour désigner un nouveau gestionnaire de copropriété, il vous suffit d’envoyer le projet de changement de mandat de syndic (avec devis à l’appui) à votre syndic actuel par lettre recommandée avec accusé de réception, au minimum deux mois avant la date de votre prochaine assemblée générale. Le syndic devra alors inscrire cette demande à l’ordre du jour.

À noter

La mise en concurrence est obligatoire depuis la loi ALUR

Le conseil syndical est chargé de proposer un ou plusieurs contrats de syndics concurrents à celui en place à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Cette mise en concurrence annuelle permet d’avoir un syndic plus soucieux de la qualité de ses services, mais aussi de limiter les hausses d’honoraires trop importantes, puisque les tarifs sont renégociés à l’occasion de la mise en concurrence.

Si un mandat est en cours avec un syndic professionnel, il faut le prévenir par courrier recommandé avec accusé de réception au plus tard un mois avant la date de l’assemblée générale. La loi ALUR impose une mise en concurrence systématique tous les ans. Le choix du nouveau syndic doit être voté à la majorité absolue (article 25 de la loi du 10 juillet 1965).

Avant votre assemblée générale

Informer les autres copropriétaires de votre proposition

Le jour de votre assemblée générale

Voter le changement de syndic lors de l'assemblée générale

Le déroulement du vote

Le jour de l'assemblée générale est une étape cruciale dans le processus de changement de syndic. La désignation du nouveau syndic fait l'objet d'une résolution spécifique qui doit être votée à la majorité absolue, conformément à la loi. Cette majorité représente la moitié des voix de tous les copropriétaires, qu'ils soient présents, représentés ou absents.

Les conditions du vote

Pour garantir un vote éclairé, le projet de contrat du nouveau syndic doit être joint à la convocation de l'assemblée générale. Ce document détaille les prestations proposées, les honoraires et les modalités de gestion. Les copropriétaires peuvent ainsi étudier l'offre en amont et préparer leurs questions.

La présentation du nouveau syndic

Cotoit peut, sur demande, participer à l'assemblée générale pour présenter son offre en détail. Cette intervention permet d'exposer notre vision de la gestion de copropriété, de démontrer le fonctionnement de nos outils numériques et de répondre directement aux interrogations des copropriétaires. Notre présence renforce la confiance et facilite la prise de décision.

Le processus de délibération

Lors de l'assemblée, un temps d'échange est prévu pour permettre aux copropriétaires d'exprimer leurs points de vue et de poser leurs dernières questions. Cette discussion collective est essentielle pour aboutir à une décision réfléchie et partagée. Si la majorité absolue n'est pas atteinte lors du premier vote, un second vote peut être organisé immédiatement à la majorité simple.

L'importance d'une estimation précise

Pour appuyer votre choix le jour de l'assemblée, nous vous recommandons d'obtenir au préalable une estimation détaillée des honoraires. Ce document transparent permet de comparer objectivement les offres et de démontrer la pertinence économique du changement de syndic. Cette estimation prend en compte les spécificités de votre copropriété pour proposer une tarification adaptée et sans surprise.

Après l'élection

Et après l'élection
du syndic Cotoit ?

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Questions fréquentes sur l'offre de syndic Cotoit

Retrouvez toutes les précisions dont vous avez besoin

Quels sont les frais d’un changement de syndic ?

Le changement de syndic n’entraîne aucun frais supplémentaire pour la copropriété. La loi interdit la facturation de frais spécifiques pour la transmission des documents, la clôture des comptes ou toute autre tâche liée à cette transition. L’ancien syndic est légalement tenu de transmettre l’ensemble des documents et archives sans coût additionnel.

Qui tient l’AG en cas de changement de syndic ?

C’est le syndic en place qui doit convoquer et tenir l’assemblée générale où sera voté le changement de syndic. Il est légalement tenu d’organiser cette assemblée, même si son mandat arrive à échéance. Le nouveau syndic ne pourra commencer à exercer qu’après le vote favorable de l’assemblée générale et la fin officielle du mandat de l’ancien syndic.

Quel délai pour changer de syndic ?

En fin de mandat, il est conseillé d’anticiper le changement 3 à 6 mois avant l’échéance pour permettre une transition sereine. En cours de mandat, il faut respecter le délai de préavis prévu au contrat. Une fois le nouveau syndic élu, l’ancien syndic dispose d’un mois maximum pour transmettre tous les documents de la copropriété à son successeur.

Quelle majorité pour changer de syndic ?

Le changement de syndic se vote à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents et représentés en assemblée générale. Si cette majorité n’est pas atteinte lors du premier vote, un second vote peut être organisé immédiatement à la majorité simple de l’article 24. Cette règle s’applique que le changement intervienne en fin de mandat ou en cours de mandat.

Qui décide de changer de syndic ?

La décision de changer de syndic relève uniquement de l’assemblée générale des copropriétaires, par un vote à la majorité absolue. Bien que le conseil syndical puisse conseiller et préparer le changement, et que chaque copropriétaire puisse proposer un nouveau syndic, seule l’assemblée générale a le pouvoir de prendre cette décision.

Comment changer de syndic de copropriété en fin de mandat ?

Pour changer de syndic en fin de mandat, il faut anticiper la transition 3 à 6 mois avant l’échéance. Le conseil syndical ou les copropriétaires doivent recueillir des devis et rencontrer les syndics potentiels. Le non-renouvellement du mandat actuel et la désignation du nouveau syndic seront votés en assemblée générale à la majorité absolue. Une période de transition d’un mois permet ensuite à l’ancien syndic de transmettre tous les documents et dossiers nécessaires au nouveau syndic.

Comment changer de syndic de copropriété en cours de mandat ?

Pour changer de syndic en cours de mandat, il faut d’abord justifier la révocation par des motifs sérieux et rassembler des preuves. Une AGE doit être convoquée par le conseil syndical ou un quart des copropriétaires. La révocation sera votée à la majorité absolue et un nouveau syndic désigné durant cette même assemblée. Le préavis contractuel doit être respecté, sous peine de s’exposer à des dommages et intérêts si la révocation n’est pas justifiée.

Syndic coopératif, professionnel ou bénévole : quelles différences ?

Le choix d’un syndic dépend avant tout de vos besoins et de la taille de votre copropriété. Un syndic bénévole, incarné par un copropriétaire qui gère gratuitement l’immeuble, convient aux très petites structures mais exige du temps et des compétences. Le syndic coopératif propose une approche participative où les copropriétaires s’impliquent dans la gestion avec l’appui de professionnels. Pour une gestion complète, le syndic professionnel classique prend en charge l’intégralité des missions, bien que ses tarifs soient plus élevés. Enfin, le syndic en ligne comme Cotoit modernise la gestion en combinant outils digitaux et expertise humaine, permettant des services transparents à des coûts optimisés grâce à la digitalisation.