Syndic : la gestion des frais d’affranchissement en copropriété

Les frais d’affranchissement sont compris entre 20 € et 30 € en moyenne par copropriétaire. Une dépense importante mais essentielle pour la gestion de la copropriété. Il est toutefois possible de la réduire. On vous explique tout à ce sujet.

Frais d’affranchissement en copropriété : pourquoi des charges élevées ?

Le syndic, gestionnaire de la copropriété, est chargé de plusieurs missions administratives et comptables. De ce fait, il est amené à envoyer de nombreux courriers aux copropriétaires.

Quand on sait qu’en France, presque 10 millions de logements sont des copropriétés, on peut rapidement en déduire que cela représente un très grand nombre de lettres envoyées. Cependant, il est difficile de faire l’impasse sur ces courriers essentiels à l’information et à la bonne tenue de la copropriété : organisation, efficacité et transparence.

Les différents courriers envoyés par le syndic

Parmi ces correspondances envoyées par le syndic, on compte notamment (liste non exhaustive) :

  • les appels de fonds: les sommes prévues ou non par le budget et réclamées par le syndic à chaque copropriétaire ;
  • les convocations aux assemblées générales : ce document indique le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale, l’ordre du jour, toutes les questions qui seront soumises au vote, un modèle de pouvoir ainsi que les documents relatifs aux questions qui seront débattues ;
  • le procès-verbal d’assemblée générale : un compte-rendu de l’ensemble des décisions votées par les copropriétaires à cette occasion.

En multipliant le nombre de ces courriers avec le nombre potentiel de copropriétaires en France, on comprend que ce pan de dépense peut rapidement grimper. La note prend en compte notamment :

  • le prix du papier ;
  • le prix de l’encre ;
  • le coût de la papèterie ;
  • l’affranchissement (avec notamment les coups des avis de réception).

À partir du 1er janvier 2023, l’utilisation du timbre rouge pour envoyer des lettres prioritaires a été annulée. Les envois courants prendront désormais 3 jours pour être distribués au lieu de 2. De plus, les lettres recommandées prendront également 3 jours pour être distribuées au lieu de 2 comme c’était le cas auparavant.

Affranchissement en copropriété : la loi ALUR

Depuis le 1er juillet 2015, la loi ALUR impose un contrat-type de syndic. Dans l’article 7.1.5, il est stipulé la mention suivante : « L’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés. ».

Ainsi, le gestionnaire de la copropriété est autorisé à refacturer à ses copropriétaires les frais postaux (affranchissement) ou d’acheminement pour la copropriété mandante. Il pourra soit dresser une facture de débours, soit adresser une facture de sous-traitance.

Il s’agit d’un remboursement des frais engagés et non de la possibilité de facturer des honoraires supplémentaires pour ce type d’intervention.

Comment réduire les frais d’affranchissement en copropriété

Face au constat des frais élevés d’affranchissement en copropriété, vous recherchez des alternatives plus économiques ? En voici quelques-unes.

La dématérialisation des envois

La plus répandue des solutions : la dématérialisation. En effet, la mise à disposition des documents sur un extranet et les lettres recommandées électroniques facilitent la diffusion. En plus d’être une méthode plus écologique, la dématérialisation des envois permet de réduire jusqu’à 70 % les coûts d’affranchissement en copropriété.

Depuis 2015, les envois peuvent se faire sous forme électronique. Les conditions d’application ont été révisées en mai 2018 et juin 2019 pour préciser certains aspects, notamment concernant la lettre recommandée électronique.

Il est impératif d’obtenir l’accord écrit de chaque copropriétaire pour un envoi dématérialisé. L’article 42-1 de la loi de 1965 précise que cette modalité est possible « sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires ».

La remise en main propre

Votre copropriété est petite ou se trouve à proximité de votre syndic ? Optez pour la remise en main propre. La remise des documents peut être effectuée par le gardien, le syndic ou par un représentant du conseil syndical contre un émargement ou un récépissé. Cette solution permet de faire de belles économies sur les frais d’affranchissement postaux.

La sous-traitance de l’impression

Le coût du papier et de l’encre ne cesse d’augmenter au fil des années. Afin de faire des économies sur ce poste de dépense, pourquoi ne pas faire appel à un sous-traitant spécialiste dans la reproduction de documents ?

Cotoit : des frais d’affranchissement réduits

Avec Cotoit, syndic professionnel en ligne, vous pouvez opter pour la dématérialisation de tous vos documents. À partir du moment où vous donnez votre accord via l’espace client ou par courrier, les envois s’effectueront avec accusé de réception électronique (envois des PV, convocations et appels de fonds, etc.).

Nous mettons également à disposition de tous les copropriétaires l’ensemble des documents relatifs à la copropriété via l’espace client. Une solution économique, écologique et transparente pour tous ! Fini les tonnes de papiers à classer dans de gros dossiers.

Vous êtes désormais incollable sur les frais d’affranchissement en copropriété. Pensez aux solutions électroniques pour réduire vos dépenses !

Cotoit vous propose chaque mois deux actualités sur la copro, inscrivez-vous à notre newsletter :

Besoin de changer de syndic ?

Vous aimeriez changer de syndic et êtes intéressés par Cotoit ?

Faites votre demande de devis gratuitement et en 3 minutes maximum.

Un de nos Coach Copro vous recontactera dans les plus brefs délais.

Illustration