L’assemblée générale est une réunion qui rassemble tous les copropriétaires. Elle doit avoir lieu au moins une fois par an. La tenue d’une assemblée générale obéit à des règles précises. Définition, convocation, déroulement, vote, pouvoir, compte-rendu… Cotoit vous guide pour tout comprendre sur l’assemblée générale de copropriété.
Ce qu’il faut retenir
- L’assemblée générale est l’organe décisionnel obligatoire de toute copropriété, se réunissant au moins une fois par an.
- La convocation à l’assemblée générale doit respecter un délai légal de 21 jours et inclure un ordre du jour précis.
- Les décisions sont prises selon différentes règles de majorité (simple, absolue, double) définies par la loi du 10 juillet 1965.
- Chaque copropriétaire dispose d’un droit de vote proportionnel à ses tantièmes et peut se faire représenter par un pouvoir.
- Le procès-verbal d’assemblée générale de copropriété acte les résolutions et ouvre le délai de contestation de deux mois.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale de copropriété ?
L’assemblée générale est l’instance souveraine qui réunit l’ensemble des membres du syndicat des copropriétaires pour voter les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble. Ce moment fort de la vie d’une copropriété permet de valider la gestion passée et d’engager les actions futures. Conformément à la loi du 10 juillet 1965, cette réunion est le seul organe habilité à engager financièrement la copropriété, notamment pour le vote du budget prévisionnel ou la réalisation de travaux d’entretien dans les parties communes.
Lors de cette séance, les copropriétaires exercent leur pouvoir de contrôle en approuvant les comptes de l’exercice clos et en donnant quitus au syndic pour sa gestion. C’est également le moment où l’on définit les orientations stratégiques, comme le changement d’assurance en copropriété ou la souscription d’un emprunt collectif. Bien que la présence physique ne soit pas une obligation légale stricte pour chaque individu, elle est cruciale pour atteindre le quorum en assemblée générale de copropriété et éviter qu’une assemblée générale de copropriété non tenue ne bloque la gestion de la résidence.
Les règles de la convocation à l’assemblée générale
La convocation à l’assemblée générale est un acte formel dont la régularité conditionne la validité de toutes les décisions prises ultérieurement. Elle doit être envoyée par le syndic au moins 21 jours calendaires avant la date de la réunion, sauf urgence ou dispositions contraires du règlement de copropriété. Depuis la loi ELAN, la convocation à l’AG par mail est autorisée pour les copropriétaires ayant donné leur accord exprès, simplifiant ainsi les échanges et réduisant les coûts de gestion pour le syndicat.
Le contenu de ce document doit être exhaustif pour garantir l’information des votants. Il comprend impérativement l’ordre du jour de l’assemblée générale, qui liste chaque résolution soumise au vote, ainsi que les documents comptables et les projets de contrats (comme le contrat de syndic ou les devis de travaux). Si ces règles de forme ne sont pas respectées, tout copropriétaire opposant ou défaillant peut engager une contestation de l’assemblée générale de copropriété devant le tribunal judiciaire dans un délai de deux mois.
Qui peut convoquer l’AG et comment fixer l’ordre du jour ?
Le syndic de copropriété détient la compétence principale pour convoquer l’assemblée générale annuelle. Toutefois, le président du conseil syndical ou un groupe de copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent exiger une convocation si le syndic reste inactif après une mise en demeure. Il existe également l’assemblée générale extraordinaire de copropriété, organisée en dehors de la réunion annuelle pour traiter des sujets urgents ou spécifiques, parfois à la demande et aux frais d’un seul copropriétaire (article 17-1 AA de la loi de 1965).
L’ordre du jour est élaboré par le syndic en concertation étroite avec le conseil syndical. Chaque copropriétaire a le droit de demander l’inscription d’une question supplémentaire, à condition de notifier sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception avant l’envoi officiel de la convocation. Chez Cotoit, cette étape est facilitée par nos outils numériques qui permettent une remontée fluide des besoins. Il est crucial que chaque point soit rédigé de manière précise, car une décision d’assemblée générale de copropriété ne peut porter que sur une question inscrite préalablement.
Le contenu de la convocation à l’assemblée générale
Chaque convocation à l’assemblée générale annuelle doit mentionner les informations suivantes :
- le lieu de l’assemblée générale ;
- la date et l’heure de l’assemblée générale ;
- l’ordre du jour et toutes les questions soumises au vote des copropriétaires ;
- les modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’assemblée générale.
Le syndic doit également joindre à la convocation un formulaire permettant à chaque copropriétaire de voter par correspondance.
Les pièces suivantes doivent être jointes à la convocation :
- les documents comptables de la copropriété (état financier, compte de gestion, projet de budget pour l’année à venir, etc.) ;
- les projets de contrats (travaux, syndic, etc.) ;
- les projets de modification du règlement de copropriété.
Pourront également être jointes à la convocation les pièces nécessaires à l’information des copropriétaires comme les annexes comptables, les avis du conseil syndical, le compte-rendu d’exécution de mission du syndic sur l’année écoulée, etc.
Avant la tenue de l’assemblée générale, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives.
Parole d’expert : « L’assemblée générale est annuelle et doit être tenue dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. »
Anabelle Moreira, responsable syndic, relation clients & partenaires chez Cotoit
Déroulement de la séance d’AG et participation
Le déroulement de la séance d’AG commence par la constitution du bureau, comprenant un président de séance et, éventuellement, des scrutateurs. Le syndic assure généralement le secrétariat. Une feuille de présence est impérativement signée par tous les participants pour certifier le nombre de voix présentes ou représentées. Cette étape permet de vérifier si les conditions de majorité peuvent être atteintes pour chaque résolution en assemblée générale de copropriété, en fonction des tantièmes détenus par les membres du syndicat présents.
La modernisation législative permet désormais une grande flexibilité dans les modes de participation. L’assemblée générale de copropriété en visioconférence est devenue une pratique courante, permettant de lutter contre l’absentéisme. Les copropriétaires peuvent ainsi voter en temps réel à distance ou utiliser le vote par correspondance et électronique via un formulaire standardisé joint à la convocation. Ces modalités garantissent que chaque membre, même éloigné, puisse peser sur les choix collectifs de l’immeuble, tels que les travaux d’accessibilité ou les économies d’énergie.
Les observateurs extérieurs
Les locataires de la copropriété n’ont pas le droit de participer aux assemblées générales. Cependant, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée peuvent y assister si elles le désirent.
Par ailleurs, si elle obtient l’accord des membres du syndicat, une personne extérieure (par exemple un architecte, un artisan, un avocat ou un futur acquéreur) a la possibilité d’assister à une assemblée générale.
Comment donner pouvoir pour une assemblée générale de copropriété ?
En cas d’absence et locataire en assemblée générale (ces derniers ne votant pas), le copropriétaire peut confier un pouvoir pour l’assemblée générale de copropriété à un mandataire de son choix. Ce mandataire peut être un autre copropriétaire ou une personne extérieure, à l’exclusion du syndic, de son conjoint ou de ses préposés. Le mandat peut être « en blanc » (sans nom de mandataire) ou nominatif, et il est fortement conseillé d’y joindre des consignes de vote précises pour chaque point de l’ordre du jour.
Le nombre de délégations de vote est limité par la loi pour éviter qu’une seule personne ne détienne un poids excessif. Un mandataire ne peut recevoir plus de trois pouvoirs, sauf si le total des voix qu’il détient (les siennes incluses) ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat. Cette règle assure une certaine démocratie au sein de la réunion et préserve l’équilibre entre les petits et les gros copropriétaires lors des débats sur les parties communes ou le budget.
Vote et abstention en assemblée générale : les majorités
Le vote et l’abstention en assemblée générale sont régis par des règles de majorité strictes qui dépendent de l’importance de la décision. La majorité simple (article 24) s’applique aux décisions de gestion courante et ne comptabilise que les voix des exprimés (présents, représentés ou votants par correspondance). À l’inverse, la majorité absolue (article 25) requiert la majorité des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble. Si ce seuil n’est pas atteint mais que le projet recueille au moins un tiers des voix, un second vote immédiat à la majorité simple peut être organisé (passerelle de l’article 25-1).
Pour les actes plus graves, comme la suppression du poste de gardien ou la modification du règlement de copropriété, la double majorité (article 26) est nécessaire. Elle exige l’accord de la majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix. Enfin, l’unanimité est réservée aux décisions touchant à la destination de l’immeuble ou à la répartition des charges. À l’issue des débats, le procès-verbal d’assemblée générale de copropriété est rédigé, consignant le résultat de chaque vote et le nom des opposants ou abstentionnistes.
Questions fréquentes sur l’assemblée générale de copropriété
Quelles sont les règles à respecter lors de la convocation d’une AG ?
Le syndic doit envoyer la convocation au moins 21 jours avant la réunion par lettre recommandée (LRAR) ou voie électronique, en y joignant l’ordre du jour et les documents comptables obligatoires.
Comment se passe une assemblée générale de copropriété ?
La séance débute par la signature de la feuille de présence et l’élection du président de séance, suivies de l’examen et du vote de chaque résolution inscrite à l’ordre du jour.
Quand doit avoir lieu l’assemblée générale de copropriété ?
L’assemblée générale annuelle doit obligatoirement se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable de la copropriété pour approuver les comptes et le budget..
Faut-il conserver la convocation d’assemblée générale de copropriété ?
Il est recommandé de conserver les convocations et leurs annexes pendant au moins 10 ans, car elles constituent des preuves en cas de litige ou lors de la revente du lot.
Qui doit recevoir la convocation à l’AG : nu-propriétaire ou usufruitier ?
Sauf clause contraire notifiée au syndic, la convocation est envoyée à l’usufruitier, mais le nu-propriétaire et l’usufruitier doivent s’entendre sur un mandataire commun pour exercer le droit de vote.
Comment contester une décision prise en assemblée générale ?
Seuls les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent contester une décision en saisissant le tribunal judiciaire dans un délai de deux mois après réception du procès-verbal.
