Dans une copropriété, il est important de bien gérer les comptes. Mais tenir la comptabilité d’une copropriété n’est pas chose aisée. Vous êtes un peu perdu ? Voici quelques conseils et astuces sur la gestion comptable d’un syndic de copropriété.
Conseil 1 : respecter le cycle d’un an
La comptabilité d’une copropriété respecte le principe de l’annualité budgétaire, ce qui veut dire que la comptabilité se tient sur douze mois. Cependant, elle n’est pas obligatoirement calée sur une année civile. L’assemblée générale peut décider de changer la date de l’exercice, mais elle ne pourra plus la modifier pendant 5 ans.
Conseil 2 : bien tenir à jour les documents comptables obligatoires
Tout syndic a pour obligation de tenir à jour trois documents relatifs à la comptabilité de la copro. Ces documents sont formalisés, obligatoires et permettent de faciliter l’analyse et le contrôle des comptes de copropriété. Ces documents sont :
- Le livre journal: il recense au jour le jour, par ordre chronologique, toutes les opérations comptables ayant un impact financier sur le fonctionnement du syndicat.
- Le grand livre des comptes: il regroupe toutes les opérations par grand poste.
- La balance des comptes: elle présente de manière précise les soldes de l’ensemble des comptes en fin d’exercice. Elle permet un constat de l’état financier de la copro une fois par an.
Le syndic doit conserver pendant 10 ans l’ensemble des pièces justificatives de chaque opération comptable (factures, etc.).
Conseil 3 : ouvrir un compte bancaire au nom du syndic de copropriété
Depuis le 26 mars 2015, si la copropriété possède plus de 15 lots, le syndic a pour obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé à son nom. Cela lui permet d’avoir une meilleure lisibilité des comptes grâce à un relevé bancaire mensuel.
Cette obligation ne concerne pas les copropriétés de moins de 15 lots, qui peuvent opter pour une comptabilité simplifiée.
L’ouverture d’un compte bancaire est obligatoire pour toutes les copropriétés. L’ordonnance met fin aux possibilités de dispense de l’ouverture d’un compte bancaire séparé pour les copropriétés d’au plus quinze lots.
Conseil 4 : connaître et respecter la règle de la comptabilité en partie double
Dans les copropriétés, on parle depuis 2007 de comptabilité d’engagement par opposition à la comptabilité de trésorerie.
La comptabilité d’engagement se distingue par le fait d’inscrire les charges et les produits dès qu’ils sont engagés ou acquis, indépendamment de leur règlement ou de leur réception. C’est ce qu’on appelle la règle de la partie double : une écriture au débit d’un compte fait forcément apparaître une écriture au crédit d’un autre compte.
La comptabilité d’engagement oblige la copropriété à y incorporer le budget prévisionnel, un document obligatoire donnant toutes les dépenses hors dépenses exceptionnelles des douze mois à venir. C’est à partir de ces chiffres que sont calculées les provisions qui vont permettre de demander à chaque copropriétaire les fonds en fonction de leur quote-part de tantièmes. Le syndic doit le réaliser et le faire voter en assemblée générale.
Conseil 5 : faire approuver les comptes lors de l’assemblée générale
Les comptes du syndicat des copropriétaires doivent être présentés à l’assemblée générale : les copropriétaires devront alors approuver les comptes à la majorité. Cette présentation est obligatoire au moins une fois par an, et ce, dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable. Le syndic doit inclure une annexe comptable dans la convocation de l’assemblée générale. Elles sont composées de cinq tableaux de comptes :
- État financier: il correspond au bilan de la comptabilité commerciale et donne l’état des créances et des dettes, ainsi que la situation de la trésorerie. Il doit faire apparaître le montant des emprunts restant dû à la date d’arrêté des comptes et doit être présenté avec le comparatif de l’année précédente.
- Compte de gestion générale et budget prévisionnel : il énumère les charges et les produits de l’exercice. Il est constitué de deux parties : les opérations courantes et les travaux et opérations exceptionnelles.
- Compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel : il reprend les éléments de la première partie du tableau précédent, mais sous forme analytique.
- État des travaux et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés : il permet de suivre l’avancée des travaux réalisés.
- Compte de gestion pour travaux et des opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel : il permet de suivre l’évolution des travaux réalisés dans la copropriété. Répertorié par chantier, il précise les travaux votés, les travaux payés, les travaux réalisés et les appels reçus.
Conseil 6 : opter pour une comptabilité simplifiée pour les petites copros
Les petites copropriétés, c’est-à-dire celles qui ont moins de 10 lots et un budget annuel inférieur à 15 000 €, peuvent adopter une comptabilité simplifiée, sans partie double, selon l’article 92 de la loi ENL. Les engagements peuvent n’être constatés qu’en fin d’exercice. Par ailleurs, comme indiqué ci-dessus, le syndic est dispensé de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé.
Conseil 7 : faire le choix d’un syndic professionnel et transparent
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Comment vérifier les compte d’une copropriété ?
La vérification des comptes et de la santé financière d’une copropriété est une étape essentielle mais souvent négligée. Elle doit se faire avant l’assemblée générale annuelle.
La réunion préparatoire, obligatoire selon le contrat de syndic ALUR, est le moment où se fait cette vérification. Y sont conviés le syndic, le conseil syndical, et éventuellement CoproConseils et d’autres invités du conseil. Les copropriétaires non membres du conseil syndical peuvent aussi participer à la vérification, soit en demandant l’accès à la réunion préparatoire, soit en se rendant individuellement chez le syndic, dans les délais fixés en assemblée générale.
L’examen des dettes est très important dans la gestion d’une copropriété. Il faut évaluer le poste « dettes » qui comprend les créances envers les fournisseurs (eau, électricité), car un montant élevé peut indiquer que la copropriété ne paie pas ses dettes à temps, risquant ainsi la suspension des contrats.
Il est également important de surveiller le poste des copropriétaires débiteurs. Un taux élevé d’impayés (par exemple, 15% du budget) signale une fragilité financière de la copropriété. Il faut vérifier si le syndic a mis en place des procédures pour gérer ces impayés, comme des relances et des mises en demeure, avant de recourir à des procédures judiciaires.
L’évaluation du budget de fonctionnement est aussi essentielle. Un budget trop serré peut nécessiter des appels de fonds supplémentaires en fin d’année, augmentant le risque d’impayés. À l’inverse, un budget trop large peut entraîner une gestion moins rigoureuse.
Enfin, il est recommandé d’analyser les charges de copropriété en les comparant aux moyennes du secteur à l’aide de l’observatoire des charges OSCAR de l’Unarc. Des écarts significatifs peuvent indiquer un manque de concurrence entre les fournisseurs ou une gestion inefficace.
On espère que vous y voyez maintenant plus clair sur les bases de la comptabilité d’une copropriété effectuée par les syndics !
