Depuis l’épidémie de Covid-19, la visioconférence est une pratique privilégiée pour la tenue des assemblées générales de copropriété. Ce type de réunion s’est développé et démocratisé, rendant le système d’assemblée générale plus simple et plus flexible. Voici nos dix conseils pour organiser une assemblée générale en visio dans les meilleures conditions.
1/ Préparer l’assemblée générale visioconférence de copropriété
Qu’elle se tienne en présentiel ou en visioconférence, une assemblée générale de copropriété a une seule et même destination : cette réunion annuelle obligatoire sert à faire voter des décisions relatives à la copropriété, comme des travaux ou les futurs budgets.
Un ordre du jour est établi par le syndic en consultant le conseil syndical. Chaque copropriétaire peut demander d’ajouter un point à cet ordre du jour. Il doit être envoyé via la convocation au moins 21 jours avant l’assemblée générale (sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété).
À savoir
Depuis l’adoption de la loi ÉLAN, il est possible de tenir des assemblées générales en visioconférence. Pour cela, l’assemblée générale doit en valider le principe et le système préalablement. Depuis 2020 et jusqu’au 31 juillet 2022, une dérogation s’applique compte tenu des conditions sanitaires. Ainsi, il est désormais possible de voter par visioconférence sans vote préalable en assemblée générale physique.
2/ Définir un conducteur de séance de l’assemblée générale en visioconférence
Une personne doit être désignée pour assurer la bonne tenue de l’assemblée générale et l’animer à distance. De manière générale, le syndic anime l’assemblée générale, mais le président du conseil syndical peut aussi le faire.
En effet, ce dernier est un maillon fort auprès des copropriétaires et du syndic. Cet interlocuteur est privilégié puisqu’il possède une connaissance générale des opérations et des projets en cours de la copropriété.
Avec Cotoit, le président du conseil syndical prépare l’ordre du jour (avec le soutien d’un coach copro) sur notre interface, sur laquelle chaque copropriétaire peut ajouter des sujets à l’ordre du jour et échanger. Ainsi, avant la réunion, les copropriétaires peuvent échanger sur des points qu’ils souhaitent voter le jour J. Le jour de l’assemblée générale, les votes se font par visioconférence via la plateforme web. Émargement, vote des résolutions, création du procès-verbal : tout se passe en ligne en quelques clics.
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3/ Définir les rôles de chacun
Le syndic, le président du conseil syndical ou tout autre animateur de la réunion peut se faire accompagner pour l’animation de la réunion des copropriétaires.
Il est préférable de définir les rôles de chacun : gestion des soucis techniques, gestion des commandes de la visioconférence, gestion de la diffusion des contenus. Assigner ces tâches permet de faciliter le vote à distance le jour J.
4/ Choisir les bons outils pour votre visioconférence
Si vous faites le choix d’organiser vos assemblées générales de copropriété à distance, vous devez disposer d’outils et de technologies performants pour ne pas bloquer la prise de décisions et ne pas rendre les débats stériles.
Depuis l’épidémie de Covid-19, de nombreux outils de visioconférence se sont démocratisés avec le télétravail. Le plus difficile est de choisir un outil et de trouver la solution la plus pertinente. Il faut savoir qu’il est important d’être à l’aise avec l’outil sélectionné.
Ce dernier doit être simple d’utilisation pour être accessible à tous. Préférez une solution avec des fonctionnalités classiques : son, image, outil conversationnel, possibilité de diffusion de vidéos et enregistrement de la visioconférence. Enfin, certains syndics comme Cotoit proposent directement une solution et une plateforme clés en main pour organiser votre assemblée générale à distance en toute simplicité.
Le choix de l’outil est à la charge du syndicat des copropriétaires, à condition qu’ils aient eu la possibilité de se déterminer sur le système choisi. Quel que soit le système choisi, une facture correspondante doit être fournie.
5/ Faire des répétitions de votre assemblée générale à distance
Avant la tenue de votre assemblée générale à distance (notamment pour la première), n’hésitez pas à faire quelques répétitions afin d’éviter des soucis le jour J ! Réalisez des tests, découvrez toutes les subtilités techniques de votre outil, faites-vous accompagner par votre syndic ou par le SAV de l’outil. Vérifiez également le parcours de connexion des invités pour les aider et leur transmettre certaines instructions en amont de l’assemblée générale.
6/ Inviter les copropriétaires à l’assemblée générale
Afin que tous les copropriétaires puissent participer à l’assemblée générale, une invitation doit être envoyée. Elle résumera les modalités d’accès à la visioconférence et quelques recommandations techniques d’utilisation. Cette invitation peut être jointe à la convocation à l’assemblée générale ou transmise par mail. Chez Cotoit, ces notifications sont directement accessibles depuis l’espace client.
7/ Faire voter les décisions à distance
Plusieurs conditions doivent être respectées afin de valider les décisions :
- Chaque participant doit être identifiable par l’outil choisi.
- L’outil doit à minima retranscrire la voix.
- L’outil doit proposer une diffusion en direct et continue (toute interruption doit être mentionnée dans le procès-verbal).
Une assemblée générale en visioconférence se déroule comme une assemblée générale en présentiel, c’est-à-dire selon les modalités de vote prévues par la loi du 10 juillet 1965 : simple, double, unanimité.
8/ Ne pas oublier le procès-verbal d’assemblée générale et la feuille de présence
Lors de l’assemblée générale, plusieurs documents sont obligatoires, dont la feuille de présence, qui indique le nom, le domicile et le nombre de voix de chaque copropriétaire. Cette feuille de présence doit être annexée au procès-verbal, rédigé lui aussi pendant l’assemblée générale et qui sert de compte-rendu de la réunion.
Ce procès-verbal contient les résultats des votes, le nombre de voix, les réserves formulées par les copropriétaires opposants, les incidents techniques ayant empêché un copropriétaire d’accéder à la visioconférence, les indications du mandat de vote distribué par le conseil syndical, etc.
9/ Ne pas oublier la convivialité pour votre assemblée générale
Une assemblée générale est un moment qui permet la prise de décisions et les échanges entre voisins. Alors, avant ou après l’assemblée générale, n’hésitez pas à exprimer votre avis, il compte !
10/ Envoyer le compte-rendu de l’assemblée générale
Le procès-verbal de l’assemblée générale doit être envoyé par le syndic dans le mois qui suit la date de l’assemblée générale. Ce procès-verbal sert de compte-rendu des décisions votées lors de l’assemblée générale en visioconférence. Après les deux mois laissés pour la contestation des décisions, le syndic est chargé d’appliquer les décisions.
Les avantages de l’assemblée générale en visioconférence
Un gain de temps pour les copropriétaires
L’organisation d’une assemblée générale en visioconférence présente de nombreux avantages, notamment en termes de gain de temps pour les participants. Traditionnellement, les assemblées générales nécessitent la présence physique des gestionnaires ou des copropriétaires dans un lieu spécifique, ce qui peut entraîner des déplacements longs et coûteux. Cependant, grâce à la visioconférence, il est désormais possible de réunir virtuellement tous les participants, quel que soit leur emplacement géographique.
Cette flexibilité permet aux participants de se connecter à distance à partir de leur bureau ou de leur domicile, évitant ainsi les pertes de temps liées aux déplacements. Les copropriétaires n’ont plus besoin de bloquer une journée entière pour se rendre à l’assemblée générale. Ils peuvent plutôt se connecter à l’heure prévue et participer aux délibérations sans quitter leur environnement habituel. Cela facilite grandement l’engagement des participants et permet d’optimiser leur emploi du temps.
Un bon point pour la planète
En plus du gain de temps pour les participants, l’assemblée générale en visioconférence présente également un avantage considérable pour l’environnement. Les déplacements fréquents nécessaires pour assister aux assemblées générales traditionnelles génèrent une empreinte carbone importante due à la consommation de carburant des véhicules utilisés et aux émissions de gaz à effet de serre.
En optant pour la visioconférence, il devient possible de réduire significativement ces émissions en évitant les déplacements inutiles. Les participants peuvent participer aux réunions depuis leur propre lieu de travail ou de résidence, sans avoir à prendre l’avion ou à parcourir de longues distances en voiture. Cette approche plus durable contribue à la préservation de l’environnement en limitant les émissions de CO2 et en minimisant l’impact écologique global de l’assemblée générale.