Créer et gérer un syndic bénévole : le guide

Gérer sa copropriété soi-même, c’est possible. On parle alors d’un syndic bénévole. Ce modèle de syndic permet de se passer de syndic professionnel et donc de réaliser de substantielles économies. Mais attention, le syndic bénévole ne convient pas à toutes les copropriétés. De plus sa gestion demande rigueur et diplomatie.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole est constitué d’un ou de plusieurs copropriétaires qui exercent les fonctions de syndic de copropriété. Par décret, les fonctions de syndic peuvent être assumées par toute personne physique ou morale.

Le responsable légal de la copropriété est élu lors d’un vote de l’assemblée générale. Ce n’est pas un professionnel. Il est donc dispensé de devoir présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile.

Le saviez-vous ?

En France, on dénombre plus de 50.000 syndics bénévoles en activité.

Quels sont les avantages d'un syndic bénévole ?

Le premier avantage est d’ordre financier. Un syndic bénévole est plus économique qu’un syndic professionnel qui facture des honoraires.

Il existe toutefois d’autres avantages à recourir à un syndic bénévole.

Il est généralement plus réactif dans la gestion quotidienne de la copropriété, en particulier pour les petits incidents et les dégâts mineurs.

Dans un contexte apaisé, il offre aussi plus de convivialité et une occasion agréable et non plus seulement formelle de rencontrer ses voisins et de tisser des liens.

Syndic bénévole de copropriété en réunion générale

Quand faut-il opter pour un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole ne correspond pas à tous les profils de copropriété.

Le premier critère est la taille de la copropriété. Le syndic bénévole fonctionne bien jusqu’à 30 lots maximum. Au-delà, le volume de demandes et des affaires courantes devient difficile à gérer.

Le profil des occupants est également déterminant. Si la copropriété est occupée par de nombreux locataires, cela signifie que les propriétaires ne vivent pas sur place. Ils sont donc plus durs à joindre. Il vaut mieux alors opter pour un syndic professionnel.

Il faut aussi le bon état d’esprit. Des relations courtoises, sans tensions sont la garantie d’une gestion efficace du bien commun. Les copropriétaires doivent être prêt à s’investir selon leurs compétences pour créer une synergie bénéfique à tous.

Quel profil est-il nécessaire au bon fonctionnement d'un syndic bénévole ?

Un bon gestionnaire de copropriété bénévole est une perle. Il faut trouver le bon candidat. Il doit disposer d’assez de temps pour être impliqué, être en mesure de se former à la législation et aux subtilités qu’un tel poste requiert.

Il lui faudra être présent aux assemblées générales et au conseil syndical. Il devra être disponible auprès des autres copropriétaires qui ne manqueront pas de l’interpeler régulièrement.

La gestion d’une copropriété étant délicate, il est possible de faire appel à des compétences extérieures pour obtenir de l’aide. Les associations comme l’ANCC apportent un support sur le plan juridique et comptable.

Pour bien gérer la copropriété il faudra se former aux protocoles des appels d’offres, à la comptabilité simplifiée et au problème assez fréquent des impayés.

À noter 

Les copropriétaires peuvent déléguer certaines tâches à différents copropriétaires. Le modèle de syndic est alors celui d’un syndic coopératif. Les obligations ne sont pas attribuées à un seul copropriétaire mais à plusieurs.

Comment changer pour un syndic bénévole ?

La procédure complète pour mettre en place un syndic bénévole et remplacer un syndic professionnel se déroule comme suit :

1- Faire porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale la question du renouvellement du mandat du syndic ou de l’élection d’un syndic bénévole.

2- Transmettre cette demande au syndic actuel par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 2 mois avant la date de l’AG.

3- Élire dès le début de la séance un “secrétaire de séance” parmi les copropriétaires. Lorsque le syndic en place n’est pas réélu, il doit en effet quitter la séance immédiatement. Le secrétaire de séance prend alors le relais.

4- Pour être validée, la décision de changer de modèle de syndic doit recueillir la majorité absolue des voix de l’ensemble des copropriétaires. Dans le cas où le vote a recueilli seulement un tiers des voix, l’assemblée peut effectuer sur le champ un second vote. La décision sera alors adoptée si elle obtient la majorité des votes des copropriétaires présents et représentés.

5- Faire émarger la feuille de présence, signée par le président de séance, les scrutateurs et le secrétaire de séance et l’annexer au procès-verbal de l’AG avec les autres pièces justificatives avant l’examen des autres points à l’ordre du jour. Faire signer le PV par tous les membres du bureau.

Comment immatriculer la copropriété gérée par le syndic bénévole ?

L’immatriculation de la copropriété est obligatoire. Elle doit se faire auprès du registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires via l’Agence nationale de l’habitat (Anah) en créant un compte sur le site internet officiel : www.registre-coproprietes.gouv.fr

L’inscription de la copropriété et la mise à jour annuelle de ses informations sont gratuites.

Diverses informations et documents sont demandés lors de la procédure :

  • identité du représentant légal de la copropriété
  • procès-verbal d’assemblée générale justifiant votre statut de représentant légal
  • identité de la copropriété (adresse…)
  • statut juridique du syndicat des copropriétaires
  • nombre et nature des lots de copropriété
  • procédures dont le syndicat fait éventuellement l’objet
  • données financières diverses
  • certaines annexes comptables
  • données sur le bâti

Au terme de la procédure, un numéro d’immatriculation est attribué à la copropriété. Ce numéro d’immatriculation sera stipulé sur les promesses ou les actes de vente d’un lot de copropriété.

Il faudra également ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires.


Quelles sont les obligations du syndic bénévole ?

Le syndic bénévole supporte quasiment les même obligations qu’un syndic professionnel. S’il ne respecte pas ses obligations, peut ne pas se faire réélire pour un nouveau mandat. Il engage aussi sa responsabilité en cas de faute civile ou pénale.

Les missions du syndic bénévole sont les même qu’un syndic professionnel. Il doit notamment :

  • effectuer l’entretien de la copropriété
  • exécuter les décisions prises en assemblée générale
  • faire respecter le règlement de copropriété par ses membres
  • exécuter les travaux urgents et travaux courants
  • réaliser la gestion administrative de la copropriété
  • préparer l’ordre du jour de l’assemblée générale,
  • tenir un carnet d’entretien de la copropriété
  • souscrire aux différents contrats au nom de la copropriété
  • représenter la copropriété en cas de litige
  • s’assurer de la bonne garde de l’immeuble
  • gérer le personnel le cas échéant

Le saviez-vous ? 

Il est possible de mettre en place une comptabilité simplifiée pour les petites copropriétés de moins de 10 lots et dont le budget prévisionnel ne dépasse pas 15 000 €.

Rémunération du syndic bénévole

Contrairement à ce que laisse entendre son appellation, le syndic bénévole peut être rémunéré. Ce n’est pas obligatoire mais au regard des responsabilités importantes et du temps passé, une rémunération est légitime et prévue par la loi sous la rubrique « Défraiement et rémunération du syndic non professionnel”.

Cette rémunération doit être prévue dans le contrat qui est réalisé entre le syndicat des copropriétaires et le syndic bénévole.

Cette contrepartie financière dépend du nombre de lots. La rémunération du syndic bénévole va dans les faits jusqu’à la moitié des honoraires d’un syndic professionnel.

Elle est soumise à l’impôt sur le revenu au titre des bénéfices non commerciaux ainsi qu’aux prélèvements sociaux (CSG, CRDS etc.).

Quelle est la durée du mandat du syndic bénévole ?

La durée d’exercice du mandat du syndic bénévole doit être mentionnée dans le contrat signé avec les copropriétaires.

Par décret, la durée maximale d’un mandat de syndic de copropriété qu’il soit bénévole ou professionnel ne peut excéder 3 ans (décret du 10.03.1967). L’Assemblée Générale peut fixer un délai plus court.

Ce mandat peut être renouvelé à chaque expiration de son mandat, par un vote en Assemblée Générale.