Nouvelle politique de confidentialité Cotoit

Voici une synthèse des principales évolutions :

Cette actualisation permet notamment de mieux expliquer :

  • quelles données personnelles nous utilisons ;
  • pourquoi nous les utilisons ;
  • sur quelle base nous les traitons ;
  • combien de temps elles sont conservées ;
  • avec qui elles peuvent être partagées ou de qui proviennent-elles ;
  • quels sont vos droits et comment les exercer.

Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vos données personnelles peuvent être utilisées pour les objectifs suivants :

  • La gestion de la relation au quotidien et de nos services, notamment pour assurer la gestion de votre copropriété, de votre espace client, le suivi administratif, comptable et technique de votre immeuble.
  • La gestion des réclamations, des impayés et la gestion de la preuve, afin de traiter les demandes, réclamations ou contentieux liés à nos activités.
  • La gestion des risques, de la sécurité et de la conformité, notamment pour éviter les conflits d’intérêts, lutter contre la fraude, gérer les incidents de sécurité, répondre aux obligations réglementaires et protéger les données personnelles.
  • La prospection, l’animation commerciale et le pilotage de l’activité afin de vous adresser des communications adaptées, vous proposer des services en lien avec vos projets ou besoins, améliorer nos services, assurer un suivi des e-mails.

Bon à savoir :

Certains immeubles peuvent être équipés d’un dispositif de vidéosurveillance. Dans ce cas, le responsable du traitement des images est le syndicat des copropriétaires, l’ASL ou l’AFUL concerné(e). COTOIT peut être amenée à accompagner la gestion de ce dispositif dans le cadre de son mandat.

Quels sont vos droits ?

Conformément à la réglementation sur la protection des données personnelles, vous disposez notamment des droits suivants :

  • droit d’accès à vos données ;
  • droit de rectification de vos données ;
  • droit à l’effacement dans les cas prévus par la réglementation ;
  • droit à la limitation du traitement ;
  • droit d’opposition à certains traitements ;
  • droit à la portabilité de vos données lorsque celui-ci est applicable ;
  • droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
  • droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès ;
  • droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

En tant que responsable de traitement, COTOIT traite vos données personnelles conformément à la réglementation en vigueur et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)1. L’objectif de cette Politique de Confidentialité est de vous informer, de façon claire et détaillée sur les traitements que nous opérons sur vos données à caractère personnel. 

Cette Politique vient compléter et préciser les informations figurant au sein d’autres supports (formulaires, etc.). Vos données personnelles peuvent nous avoir été transmises par des tiers habilités à nous transmettre vos données (notaires, ancien syndic …). En cas de contradiction entre le contenu de cette « Politique de Confidentialité » et les stipulations d’autres supports, ces derniers prévaudront. 

Certains traitements spécifiques ou qui concernent un nombre limité de personnes ne sont pas mentionnés dans cette Politique de protection des données. Ils font alors l’objet d’une information particulière à destination de ces personnes par des moyens de communication appropriés. 

Retrouvez ci-après les définitions des termes clefs utilisés dans la présente Politique de confidentialité.  

« Cookie » désigne un petit fichier texte lié au protocole HTTP contenant des informations, qui est enregistré sur le disque dur du terminal de l’Utilisateur (ex : ordinateur, tablette ou téléphone mobile) à l’occasion de la consultation de notre Site Internet grâce à son logiciel de navigation. 

« Copropriétaire » désigne toute personne physique ou morale membre du syndicat des copropriétaires d’une ASL ou d’une AFUL. 

« Données personnelles » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiable, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.  

« Espace Client » ou « Coach Syndic Digital » désigne le compte personnel mis à votre disposition par le Syndic.  

« Mandant » désigne le syndicat des copropriétaires, l’ASL ou l’AFUL nous ayant confié un mandat.  

« Mandat » désigne le contrat conclu entre le Mandant et Cotoit, aux termes duquel le Mandant confie à Cotoit une mission de gestion, d’administration et de représentation de la copropriété, de l’ASL ou de l’AFUL. 

« Membre du Conseil Syndical » désigne l’organe consultatif et de contrôle ou le membre du comité de gestion ou conseil d’administration dans le cadre d’une ASL/AFUL ou d’un syndicat des copropriétaires. 

« Partenaires » désigne toute personne physique ou morale, association pouvant vous proposer des offres et des solutions adaptées à vos besoins (ex : établissement bancaire pour des solutions de financement des travaux, sociétés pouvant vous adresser leurs offres avec votre consentement). 

« Pixel » désigne un élément infime intégré à une page web ou un e-mail, qui envoie de l’information à un serveur lorsqu’il se charge. Informations sur les pixels de suivi dans les e-mails :  

  • Pixels A pour vérifier que l’e-mail a bien été consulté afin d’assurer son bon acheminement et la transmission de l’information. La gestion d’une liste de diffusion requiert presque systématiquement l’utilisation de statistiques d’ouverture des messages afin d’identifier d’éventuelles problématiques de délivrabilité. Ces Pixels sont strictement nécessaires pour adapter la fréquence ou arrêter l’envoi des messages aux destinataires dits « inactifs » (nettoyage des bases), évaluer et adapter le canal de communication, contribuer à la démonstration du respect d’une obligation légale relative à la transmission d’informations au destinataire, lorsque le message répond à une demande ou est envoyé dans le cadre de communications transactionnelles.  
  • Pixels B pour participer à la sécurité dans un processus d’authentification en s’assurant par exemple que le message contenant un code utilisé dans le cadre du processus d’authentification est bien ouvert sur un terminal connu pour appartenir à l’utilisateur visé.  
  • Pixels C pour analyser le comportement du destinataire et ainsi évaluer l’efficacité des communications, personnaliser les messages. Ces Pixels de suivi marketing sont utilisés pour savoir si le destinataire ouvre les messages et la date de cette ouverture, des informations sur le terminal utilisé afin d’établir des statistiques de diffusion, personnaliser le contenu des communications, adapter la fréquence d’envoi ou le canal de communication utilisé et, le cas échéant, arrêter les envois.  

« Prestataire technique » désigne toute personne physique ou morale, association nous permettant de mettre en œuvre nos activités (ex : prestataire de travaux).  

« Règles d’entreprise contraignantes », désignent les règles internes relatives à la protection des données à caractère personnel qu’applique un Responsable du traitement ou un sous-traitant établi sur le territoire d’un État membre de l’Union européenne pour des transferts de Données personnelles à un autre Responsable du traitement ou à un autre sous-traitant établi dans un ou plusieurs pays tiers au sein d’un groupe d’entreprises, ou d’un groupe d’entreprises engagées dans une activité économique conjointe. 

« Responsable de traitement » désigne la personne physique ou morale, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les objectifs (finalités) et les moyens de l’utilisation de vos Données personnelles (traitement).  

« Site » ou « Site Internet » désigne le service électronique interactif édité et exploité par Cotoit qui permet l’accès à nos services.  

« Syndic » désigne le mandataire de l’ASL, de l’AFUL ou élu par l’assemblée générale du syndicat des copropriétaires.  

« Tiers » désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel. 

« Tiers autorisés » désigne tout organisme légal ou étatique dans le cadre de l’exécution de nos obligations légales et règlementaires. Ces Tiers autorisés interviennent dans le respect du « Recueil des procédures Tiers autorisés » publié par la CNIL et accessible sur son site à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/atoms/files/guide_tiers_autorises.pdf. 

« Traitement » ou « Utilisation » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction. 

Vous êtes concernés car vous êtes l’une des personnes définies ci-après.  

Vous êtes Mandant : nous sommes ou avons été directement en relation avec vous. 

Vous êtes Copropriétaire : nous sommes en relation avec vous du fait de notre mandat.  

Vous êtes Membre du Conseil Syndical : nous sommes en relation avec vous car vous avez été désigné par le Mandant pour être consulté et contrôler l’activité. 

Vous êtes « Intermédiaire » : nous traitons vos Données personnelles lorsque vous êtes en relation avec nous notamment par l’intermédiaire d’un de nos Mandants ou Copropriétaires. Vous pouvez notamment être un représentant légal, un mandataire, un ayant droit, un actionnaire ou son associé, un membre du foyer fiscal, un membre du personnel, d’un Copropriétaire, une personne physique prestataire concourant à l’activité, un représentant légal d’un Membre du Conseil Syndical, etc. 

Vous êtes « Employé d’immeuble » : nous traitons vos Données personnelles lorsque le Mandant a conclu un contrat avec vous.  

Vous êtes « Prospect » : vos Données personnelles font l’objet d’un traitement alors même que vous n’avez pas de relation contractuelle établie avec nous. 

Lorsque nous collectons vos Données personnelles par l’intermédiaire de l’un de nos Mandants, de Copropriétaires, d’Intermédiaires, des fournisseurs et que nous les utilisons, il appartient à ceux-ci ou à leurs représentants de vous en informer, notamment au moyen de cette Politique de confidentialité. 

Le Responsable de traitement de vos Données personnelles est la société COTOIT, SAS au capital de 500.000 € filiale du Crédit Agricole Services Immobiliers dont le siège social est situé 14 bld Rocheplatte 45000 Orléans – inscrite au registre du commerce et des sociétés d’Orléans sous le numéro B 833 607 393 – TVA intracommunautaire FR 07 833 607 393 – Carte professionnelle : syndic de copropriété CPI 4501 2018 000 028 308 délivrée par la CCI du Loiret – Assurance responsabilité civile et professionnelle et garanties financières délivrées par CAMCA, 53 rue de la Boétie 75008 Paris.  

Le Mandant est seul responsable de traitement de tout dispositif de vidéosurveillance. 

Nous collectons vos Données personnelles à travers différents canaux de communication, en face à face ou à distance, et selon différentes modalités : 

  • directement auprès de vous à l’occasion d’un Mandat ou si vous utilisez nos services, que vous remplissez un formulaire ou que vous naviguez sur notre Site, lors de l’enregistrement de conversations par téléphone ou visio-conférence (à des fins de formation du personnel et/ou d’amélioration de la qualité de nos services ou pour optimiser la réalisation d’activités chronophages, à titre de preuve pour comptabiliser les votes en assemblée générale tenue en tout ou partie à distance) ; 
  • indirectement, par l’intermédiaire de Partenaires, de Prospects, d’un ancien Syndic ou de Copropriétaires, lorsque vous êtes en relation avec eux (ex : associé d’une personne morale) ou d’Intermédiaires ; 
  • indirectement par des sources externes, publiques ou privées, qui nous permettent, dans le respect de vos droits et de la réglementation, de mieux vous connaître (navigation sur des sites tiers, bases de données, publications rendues accessibles par des autorités officielles, etc.) 

Vous pouvez retrouver plus de détails quant à la source de collecte de vos données au Chapitre VI. ci-après.  

Nous utilisons vos Données personnelles principalement pour les finalités (objectifs) détaillées plus amplement dans les tableaux ci-après :  

  • Finalité 1 : Gestion de la relation au quotidien, gestion de nos services :  

proposer nos services de Syndic de copropriété, de gestionnaire d’ASL/AFUL, mise en place du premier syndic et conclusion du contrat de gestion d’immeuble, administration de la copropriété ou de l’association, gestion de la conservation, de l’entretien du bâtiment et suivi des travaux, gestion des employés d’immeuble, gestion des impayés, précontentieux et contentieux pour le compte du Mandant, gestion comptable et financière, gestion du Site internet, mise à disposition et gestion de l’Espace Client/Membres du Conseil syndical 

  • Finalité 2 : Gestion des réclamations, gestion des impayés recouvrement amiable et contentieux pour compte propre du Syndic et gestion de la preuve 
  • Finalité 3 : Gestion des risques, de la sécurité et de la conformité 

Contrôles permanents et périodiques de la Conformité des différentes activités, prévention, détection et gestion de la fraude, gestion des conflits d’intérêts, détection et gestion des risques et alertes éthiques et lutte contre la corruption, gestion des demandes de droits relatives à la protection des données personnelles, gestion des incidents opérationnels et des incidents de sécurité et sécurité des personnes et des biens 

  • Finalité 4 : Prospection, animation commerciale et pilotage de l’activité : 

Envoi d’une communication commerciale personnalisée, propositions de services, offres de produits et services des sociétés et filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole, utilisation de cookies et traceurs, suivi des e-mails et pilotage des activités. 

Les traitements de données personnelles que nous mettons en œuvre reposent, selon leur finalité, sur les bases juridiques présentées suivantes :  

  • l’exécution des contrats nous liant relatifs aux services auxquels vous avez souscrit ou de mesures précontractuelles prises à votre demande ou pour mettre en œuvre ces services ;  
  • nos obligations légales ;  
  • nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, dans le respect de vos droits en particulier lorsque vous êtes Copropriétaire (ex : exécuter le mandat que nous a confié le Mandant mais auquel le Copropriétaire n’est pas partie) ;  
  • votre consentement.  

Chaque finalité précitée détaille la base légale utilisée.   

L’Espace Client permet au Syndicat des copropriétaires de mettre à votre disposition tous les éléments légaux et réglementaires en application de la loi du 10 juillet 1965 (ex : appels de fonds). Cet espace vous permet de déclarer un sinistre et échanger à cet égard avec Cotoit. 

Votre Espace Client est créé par Cotoit. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le lien unique de connexion qui vous sera envoyé par e-mail.   

En cas de changement d’appareil pour vous connecter à votre Espace Client, une procédure de réédition d’un lien de connexion sécurisé vous sera envoyée.  

Nous conservons et traitons vos Données personnelles pour la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie. Ces durées sont détaillées plus amplement dans chaque finalité du chapitre VI. ci-avant.

A l’issue de cette durée, les données personnelles peuvent être conservées, à des fins de gestion de la preuve, pour la défense de nos intérêts ou ceux de nos Mandants. La durée de conservation maximale correspond à la durée de la relation contractuelle ou de la relation d’affaires, augmentée des délais nécessaires à la liquidation ou la consolidation des droits, des durées légales de conservation et de prescription et d’épuisement des voies de recours.

Vos Données personnelles sont partagées, selon le traitement avec :   

  • les sociétés du Groupe Crédit Agricole Immobilier qui participent au traitement (en particulier le Groupe Crédit Agricole Immobilier (ex : les Achats ou la Direction des Systèmes d’information de Crédit Agricole Immobilier S.A.) ; 
  • les sociétés et filiales du groupe Crédit Agricole conformément à vos choix en cas de prospection commerciale (retrouvez-en la liste au chapitre XI ci-après) ; 
  • tous sous-traitants, entités appartenant ou non au groupe Crédit Agricole, traitant vos Données personnelles pour notre compte et selon nos instructions, sans pouvoir utiliser ces données à d’autres fins que la réalisation des opérations sous-traitées (ex : prestataires informatiques tels que Crédit Agricole Group Infrastructure Platform, institut de sondage) ; 
  • des tiers, à savoir les personnes participant ou impliquées dans la mise en œuvre de nos services (par exemple : les notaires, mandataires d’un copropriétaire, prestataires réalisant les travaux, etc.)  
  • des Partenaires pour vous proposer des offres et solutions adaptées à vos besoins selon vos préférences (ex : solutions de financement, de rénovation énergétique) 

La liste des catégories de destinataires liées à chaque traitement de Données personnelles figure au chapitre VI. « Pour quelles raisons et sur quels fondements utilisons-nous vos Données personnelles ? ».  

Nous apportons la plus grande attention à ce que vos données à caractère personnel soient traitées et conservées sur le territoire de l’Union européenne (ou dans un pays dont la législation est reconnue adéquate par une décision de la Commission européenne conformément à l’article 45 du RGPD). 

Certains transferts de données hors Union Européenne sont réalisés en recourant à des garanties appropriées comme des clauses contractuelles type de la Commission européenne dites « CCT-CE » (accompagnées le cas échéant d’engagements de sécurité offrant le niveau de garantie exigé par la réglementation de l’Union européenne ou par des Règles d’entreprise contraignantes). Vous pouvez obtenir le détail de ces garanties auprès de notre Délégué à la protection des données (conf. Chapitre XI ci-après). 

Vous disposez des droits suivants au titre des traitements de Données personnelles réalisés par Cotoit: 

Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir du Responsable de traitement la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données ainsi que les informations relatives aux finalités du traitement (art. 15 du règlement 2016/679 sur la protection des données personnelles (« RGPD »). Les demandes manifestement infondées, excessives ou répétées sont susceptibles de ne pas recevoir de réponse. 

Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification de vos données personnelles que vous jugez inexactes (art. 16 du RGPD). 

Droit à l’effacement : vous avez le droit d’obtenir du Responsable de traitement l’effacement de vos données personnelles, dans les conditions et sous les réserves prévues à l’article 17 du RGPD. 

Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant fournies au Responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (art. 20 du RGPD). Ce droit s’applique uniquement aux données que vous avez fournies, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés. 

Droit de retirer le consentement : vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données si ce traitement est fondé sur le consentement. Le retrait de ce consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui‑ci. Nous vous invitons à consulter les tableaux ci‑dessus (chapitre VI.) pour savoir si le traitement est fondé sur le consentement. 

Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d’obtenir du Responsable de traitement la limitation du traitement de vos données personnelles dans les conditions de l’article 18 du RGPD. 

Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données personnelles lorsque celui-ci est fondé sur l’intérêt légitime (art. 21 du RGPD).  

Droit d’organiser le sort de vos données personnelles en cas de décès : vous avez le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès (loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, art. 85). 

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle si vous considérez que le traitement de Données personnelles vous concernant constitue une violation de la règlementation applicable aux données à caractère personnel (art. 77 du RGPD). Vous pouvez dans ce cas former une réclamation auprès de la CNIL dont le site internet est accessible à l’adresse suivante http://www.cnil.fr et le siège est situé 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris. 

Comment exercer vos droits sur vos Données personnelles ?  

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, vous pouvez écrire au contact dédié à la protection des données en indiquant le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer ainsi que tout élément permettant si nécessaire votre identification (numéro de contrat, entité concernée …) :  

Par e-mail : hello@cotoit.fr 

Par courrier postal : COTOIT, 14 boulevard Rocheplatte – 45000 Orléans 

Veuillez noter que l’exercice de certains de ces droits pourra empêcher Cotoit de fournir, selon les cas, certains services. 

Si vous ne souhaitez pas faire l’objet de prospection commerciale par téléphone, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel : www.bloctel.gouv.fr/ 

A compter du 11/08/2026, les règles légales sur le démarchage évoluent : en savoir plus.

Conformément à vos choix, les sociétés et filiales du Groupe Crédit Agricole destinataires de vos Données personnelles peuvent vous adresser leurs offres commerciales :  

   
Sociétés Groupe/réseaux du Crédit Agricole Politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole Immobilier,  Crédit Agricole Services Immobiliers, Crédit Agricole Immobilier Services, Crédit Agricole Immobilier Property Management (conf. apport des activités de Property Management de Crédit Agricole Immobilier Corporate & Promotion)    Groupe Crédit Agricole Immobilier politique de protection des données personnelles  et politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Alpes Provence    Caisses régionales du Crédit Agricole et leurs filiales               Caisses régionales du Crédit Agricole et leurs filiales                              Caisses régionales du Crédit Agricole et leurs filiales    politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Alsace Vosges  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de l’Anjou et du Maine et sa filiale SAS Investir  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel d’Aquitaine politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Atlantique Vendée politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Brie Picardie  politique de protection des données personnelles 
Caisse régionale de Crédit Agricole Mutuel de Centre France  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Centre Loire  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de  Crédit Agricole Mutuel du Centre Ouest politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Centre-Est  politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole Mutuel de Champagne-Bourgogne   politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Charente-Maritime Deux-Sèvres politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Charente-Périgord politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de la Corse   politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel des Côtes d’Armor politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole Mutuel de Normandie  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale du Crédit Agricole des Savoie politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel du Finistère  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Franche-Comté et sa filiale Franche-Comté Crédit Agricole Immobilier  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Guadeloupe  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel d’Ille-et-Vilaine politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole Mutuel du Languedoc et sa filiale Patri Immo  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Loire Haute-Loire  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Lorraine et sa filiale CA Immobilier et Patrimoine  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de la Martinique et de la Guyane politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole du Morbihan – Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel et sa filiale Habiter Demain  politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole Nord de France   politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel du Nord Est   politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit  Agricole Mutuel de Normandie-Seine politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Paris et d’Ile de France et sa filiale Crédit Agricole Ile de France Immobilier   politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Provence Côte d’Azur et sa filiale SAS PCA Immobilier  politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole Mutuel Pyrénées Gascogne   politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole Mutuel La Réunion – Mayotte  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Sud Rhône Alpes politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Sud Méditerranée  politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Toulouse 31   politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de la Touraine et du Poitou politique de protection des données personnelles 
Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Val de France  politique de protection des données personnelles 
L’Immobilier d’à Côté, CAAP Transac, Square Habitat Alsace Vosges, Immobilier Gestion Privée, SAS Zambon Immobilier, Crédit Agricole Aquitaine Agence Immobilière, Square Habitat Atlantique Vendée, Crédit Agricole Bretagne Habitat Holding, Crédit Agricole Centre Est Immobilier, SAS Crédit Agricole Centre Loire Immo, Square Habitat Crédit Agricole Centre France, CACF Immobilier, Square Habitat Centre Ouest, Crédit Agricole Champagne-bourgogne Immobilier, Square Habitat Charente-Maritime Deux-Sèvres, CADS Immobilier, Square Habitat Franche Comté, Immeubles en Franche Comté Soc, Square Habitat Languedoc SAS, Société de Transactions Immobilières de Bourbon (STIB), Square Habitat Credit Agricole Loire Haute-loire, Nord Est Immo, SAS CA Normandie Immobilier, Normandie Seine Immobilier, Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Normandie-Seine, Square Habitat Provence Côte d’Azur, PCA Immobilier, PG Immo, Crédit Agricole Immobilier Service, Sudmed Roussillon, Square Habitat SRA, Crédit Agricole Toulouse 31 Immobilier, SAS Square Habitat Crédit Agricole Touraine Poitou, Crédit Agricole Val de France Immobilier       Réseaux Square Habitat                politique de protection des données personnelles 
Sociétés Groupe/réseaux du Crédit Agricole Politique de protection des données personnelles 
Crédit Agricole E-Immobilier  politique de protection des données personnelles   
Crédit Agricole Personal Finance & Mobility   politique de protection des données personnelles.    
Crédit Agricole Transition & Energies  politique de protection des données personnelles 
Nexecur    Groupe Crédit Agricole Assurance et ses filiales politique de protection des données personnelles 
Pacifica politique de protection des données personnelles 
Predica  politique de protection des données personnelles 
Viaren  politique de protection des données personnelles 
Viavita  politique de protection des données personnelles 
Uni-Medias  Politique de Protection Des Données Personnelles  

Les Données d’identification, sur la vie personnelle seront transmises aux sociétés et filiales du Groupe Crédit Agricole en cas de consentement de votre part.  

Certains traitements spécifiques ou qui concernent un nombre limité de clients ne sont pas mentionnés dans cette politique de protection des données. Ils font alors l’objet d’une information particulière aux personnes concernées par le biais de moyens de communication appropriés. 

Finalité 1 : Gestion de la relation au quotidien, gestion de nos services

proposer nos services de Syndic de copropriété, de gestionnaire d’ASL/AFUL, mise en place du premier syndic et conclusion du contrat de gestion d’immeuble, administration de la copropriété ou de l’association, gestion de la conservation, de l’entretien du bâtiment et suivi des travaux, gestion des employés d’immeuble, gestion des impayés, précontentieux et contentieux pour le compte du Mandant, gestion comptable et financière, gestion du Site internet, mise à disposition et gestion de l’Espace Client/Membres du Conseil syndical 

Sous‑finalité et référence Base légale Durée de conservation des Données Destinataires des Données Données obtenues auprès de tiers 
Proposer nos services de Syndic de copropriété, de gestionnaire d’ASL/AFUL Intérêt légitime (1)   Cet intérêt consiste à répondre à la demande du Prospect Deux ans à compter du dernier contact avec le Prospect Prestataires informatiques (2)  Réseaux sociaux Prestataires techniques (ex : Consent management Platform) Tiers autorisés – Comparateurs et Partenaires – Les autres entités du groupe Crédit Agricole, y compris les Caisses Régionales, leurs filiales immobilières et le Groupe Crédit Agricole Immobilier (3)  Catégories de Données personnelles concernées : identification, état civil, vie personnelle, vie professionnelle. 
Mise en place du premier syndic et conclusion du contrat de gestion d’immeuble, administration de la copropriété ou de l’association  Tenir des assemblées générales Mettre en œuvre et suivre les décisions du Mandant en assurant le respect du règlement de copropriété, des statuts, du règlement intérieur, du cahier des charges Gérer les archives et les mutations Elaborer la fiche technique de l’actif immobilier géré  Mettre à jour le registre des Copropriétaires (ANAH) Intérêt légitime (1)  Cet intérêt consiste à exécuter le Mandat et tout contrat auquel les personnes physiques ne sont pas partie.  Exception :  Exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (mise en place du premier syndic et gestion des mutations)  Obligation légale concernant la tenue des assemblées générales, la conservation des archives, etc. Comptabilité : dix ans à compter de l’émission de la facture.   Actes de mutation : durée de vie de la copropriété ou perte du Mandat.  Durée de vie de l’actif immobilier pour les actes nécessaires à sa gestion.  En cas de perte de Mandat :  Remise des archives au repreneur trois mois après la fin du Mandat et conservation d’une copie des actes de gestion jusqu’à la fin de l’année suivant la fin du Mandat puis archivage. Les Données personnelles sont ainsi supprimées cinq ans après la fin du Mandat  En cas de départ d’un Copropriétaire : cinq ans à compter de ce départ. Les Données personnelles sont archivées dès lors que le compte financier du Copropriétaire est soldé. Prestataires informatiques (2) Sociétés et filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole Membres du Conseil syndical  Copropriétaires Archiveur  – Tiers autorisés – Auxiliaires de justice – ANAH – Routeur de courriers papier et numériques – Notaires  – Les autres entités du groupe Crédit Agricole, y compris les Caisses Régionales, leurs filiales immobilières et le Groupe Crédit Agricole Immobilier (3) – Promoteur immobilier – Ancien Syndic  Catégories de Données personnelles concernées : identification, état civil, vie personnelle, vie professionnelle, information d’ordre économique et financier. 
Gestion de la conservation, de l’entretien du bâtiment et suivi des travaux  Gérer les travaux  Suivre et mettre à jour des diagnostics Souscrire et suivre les contrats  Gérer les prestataires  Réaliser les Visites d’immeuble  Tenir le carnet d’entretien de l’immeuble  Fournir des conseils sur les travaux nécessaires     Intérêt légitime (1) concernant le suivi et la mise à jour des diagnostics, la souscription et le suivi des contrats, les visites d’immeuble.   Cet intérêt consiste à assurer la conservation et l’entretien des actifs immobiliers et mettre en œuvre les obligations légales incombant au Mandant  Exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles avec un prestataire concernant les travaux   Obligation légale concernant la tenue du carnet d’entretien de l’immeuble ou de la copropriété Trente ans : marché de travaux, attestation d’assurance du prestataire et les factures  Prestataires informatiques (2) Etablissements bancaires    Prestataires techniques (entretien compteur et chaudière, prestataire de travaux, assistant à maîtrise d’ouvrage)   Occupants des logements de l’actif immobilier  Partenaires (ex : conseiller en rénovation énergétique Crédit Agricole Services Immobiliers)  ANAH (ex : Ma Prime Renov) Prestataire de service 24/7 en dehors des heures ouvrables permettant les interventions en cas d’urgence Routeur de courriers papier et numériques – Précédent Syndic des actifs immobiliers – Prestataires techniques (ex : transmission des consommations individuelles) – Notaires (ex : information sur des mutations) – Conservation des Hypothèques  
Gestion des employés d’immeuble  Gérer au niveau RH les employés du Mandant Gérer les contrats de travail Gérer les formations Gérer les congés Tenir les entretiens annuels Gérer la paie  Intérêt légitime (1)   Cet intérêt consiste à exécuter les obligations légales du Mandant comprenant la gestion des employés d’immeubles Salaires et charges sociales : durée de vie de l’actif immobilier  Prestataires informatiques (2)   Prestataire pour la gestion des ressources humaines   Etablissements bancaires  Autorités administratives et organismes sociaux  Tiers autorisés  Prestataires techniques (ex : travaux dans l’actif immobilier)  Routeur de courriers papier et numériques Précédent Syndic  Catégories de Données personnelles concernées : identification, état civil, vie personnelle, vie professionnelle, information d’ordre économique et financier et NIR.  
Gestion des impayés, précontentieux et contentieux pour le compte du Mandant  Gérer les (pré)contentieux et impayés, règlement amiable Représenter le Mandant dans tous les actes civils et en justice  Gérer et suivre les procédures judiciaires Obligation légale pour la représentation en justice  Intérêt légitime (1)   Cet intérêt consiste à exécuter le Mandat  Pendant toute la durée de vie de l’actif immobilier  – Prestataires informatiques (2)  – Auxiliaires de justice (ex : avocat, commissaire de justice) – Société de détectives privés – Crédit Agricole Services Immobiliers – Assureur et courtier – Routeur de courriers papier et numériques Précédent Syndic Auxiliaires de justice (ex : avocats) Société de détective privé 
Gestion comptable et financière   Gérer la comptabilité de l’actif immobilier  Elaborer et suivre le budget Gérer les appels de fonds   Gérer des paiements Obligation légale pour les activités relevant de la loi du 10 juillet 1965  Intérêt légitime (1) pour les ASL/AFUL   Cet intérêt consiste à exécuter le Mandat  Pendant la vie de l’actif immobilier  Prestataires informatiques (2)  Etablissement bancaire   Membres du Conseil syndical  Copropriétaires et Intermédiaires  Notaire et potentiels acquéreurs d’un bien (ex : en cas d’acquisition d’un bien, état daté)  Routeur de courriers papier et numériques  Précédent Syndic  Copropriétaires (données d’identification et données financières, ex. Mandat SEPA) 
Gestion du Site internet  Gérer votre accès à notre Site  Traiter vos demandes  Vous fournir un support technique, (ex : dans le cadre de l’utilisation de votre Espace Client si vous faites une réclamation)  Assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Site  – Gérer le trafic sur le Site  Intérêt légitime (1)    Cet intérêt consiste à vous fournir un Site sécurisé et fonctionnel et rendre le Site plus performant, attractif et adapté à vos besoins  25 mois maximum Prestataires informatiques (2) (ex : Crédit Agricole Services Immobiliers, Crédit Agricole Immobilier)  
Mise à disposition et gestion de l’Espace Client/Membres du Conseil syndical Obligation légale – deux mois après la fin du Mandat   – en cas de mutation, dès que le compte financier est soldé.    Prestataires informatiques Prestataire technique (envoi d’email,   

Finalité 2 : Gestion des réclamations, gestion des impayés recouvrement amiable et contentieux pour compte propre du Syndic et gestion de la preuve 

Sous-finalité et référence Base légale Durée de conservation des Données Destinataires des Données Données obtenues auprès de tiers 
Gestion des réclamations Obligation légale ou réglementaire Cinq ans à compter de la clôture de la réclamation –  Crédit Agricole Immobilier et Crédit Agricole Services Immobiliers Prestataires informatiques (2) Tiers autorisés (Autorité judiciaire ou administrative etc.) – Notaires – Avocat  – Médiateur Toute personne DGCCRF 
Gestion des impayés recouvrement amiable et contentieux pour compte propre du Syndic Intérêt légitime (1)  Cet intérêt consiste à procéder au recouvrement de nos créances, agir en justice pour recouvrer les sommes dues auprès des débiteurs  Après épuisement du délai de prescription de cinq ans pour les créances commerciales (8) à compter de l’événement déclencheur lié au recouvrement ou à l’impayé ;  Dix ans après une décision de justice rendue en dernier recours  – Prestataires informatiques (2) – Sociétés et Filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole – Tiers autorisés (Autorité judiciaire, administrative etc…) – Officiers ministériels et auxiliaires de justice (dont commissaires de justice, avocats) – Sociétés de recouvrement – Mandataires liquidateurs – Sociétés de détectives privés – Routeur de courrier dans les destinataires.  Toute personne intervenant dans la gestion des impayés, recouvrement amiable, contentieux et recouvrement de créances y compris les détectives privés 
Gestion de la preuve Intérêt légitime (1)   Cet intérêt consiste à conserver les éléments permettant de protéger les intérêts du Mandant ou de Cotoit   Après épuisement du délai de prescription de cinq ans pour les créances commerciales (8) à compter de l’événement déclencheur lié au recouvrement ou à l’impayé ;  – Dix ans après une décision de justice rendue en dernier recours Crédit Agricole Immobilier et Crédit Agricole Services Immobiliers Agricole Autorité judiciaire ou administrative  Officiers ministériels et auxiliaires de justice (dont commissaires de justice, avocats) Sociétés de recouvrement Mandataires liquidateurs Assureur (ex : CAMCA) Toute personne intervenant dans la gestion des impayés, recouvrement amiable, contentieux et recouvrement de créances y compris les détectives privés 

Finalité 3 : Evaluation, Gestion des risques, de la sécurité et de la conformité 

Contrôles permanent et périodique de la Conformité des différentes activités, prévention détection et gestion de la fraude (7), gestion des conflits d’intérêts, détection et gestion des risques et alertes éthiques et lutte contre la corruption, protection des données personnelles, gestion des incidents opérationnels et des incidents de sécurité et sécurité des personnes et des biens 

Sous-finalité Base légale Durée de conservation des Données Destinataires des Données 
Contrôles permanents et périodiques de la Conformité des différentes activités (7) Obligations légales ou réglementaires Cinq ans à compter du contrôle – Prestataires informatiques (2) (6) – Crédit Agricole Immobilier, Crédit Agricole S.A., Crédit Agricole Services Immobiliers – Assureur (ex : CAMCA) – Tiers autorisés et institutions publiques (ex. : ACPR, DGCCRF) 
Prévention, détection et gestion de la fraude (7), gestion des conflits d’intérêts  Pour la lutte contre la fraude : intérêt légitime (1) Cet intérêt consiste à préserver les droits et libertés des personnes concernés et les intérêts financiers de Cotoit  Pour les autres activités : obligations légales ou réglementaires  Prévention détection et gestion de la fraude : cinq ans à compter de la détection   Gestion des conflits d’intérêts (8) : six (6) ans à compter de la date de fin des opérations/situations/conflits d’intérêts. Les données sont ensuite conservées en base intermédiaire six ans supplémentaires.   – Prestataires informatiques (2) (6)  Sociétés et Filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole (ex : Crédit Agricole S.A., Crédit Agricole Immobilier) Tiers autorisés et institutions publiques (ex. : régulateur) 
Détection et gestion des risques et alertes éthiques et lutte contre la corruption  Obligations légales ou réglementaires Un an (8) à compter du signalement n’ayant abouti à aucune sanction/mesure  Jusqu’à la fin de l’ensemble des procédures (procédure disciplinaire, poursuites judiciaires) pour les données relatives à la personne ayant fait l’objet d’un signalement ou de celle ayant signalé des faits de façon abusive (8).  – Prestataires informatiques (2) (6) – Crédit Agricole Immobilier, Crédit Agricole SA – Tiers autorisés et institutions publiques (ex : autorités judiciaires, régulateur)  
Gestion des demandes de droits relative à la protection des données personnelles, gestion des violations de Données personnelles et relation avec l’autorité de contrôle  Obligations légales ou réglementaires  Trois ans (8) à compter de la demande pour les exercices de droit   Contrôle d’une autorité : cinq ans (8) à compter de la décision de l’autorité de contrôle   Violation de données : cinq ans (8)  Prestataires informatiques (2) Tiers autorisés et institutions publiques (ex. : autorité de contrôle) Tiers (ex. : toute entité destinataire des données personnelles pour les droits d’effacement et de rectification) 
Gestion des incidents opérationnels et des incidents de sécurité Obligations légales ou réglementaires   Exception : intérêt légitime (1)  Cet intérêt consiste à maîtriser les risques de sécurité de Cotoit et des tiers. Cinq ans (8) à compter de la détection du risque   Prestataires informatiques (2) (ex : Crédit Agricole Group Infrastructure platform)  Crédit Agricole Immobilier  Crédit Agricole S.A. Tiers (ex. : commissaires aux comptes) Tiers autorisés 
Sécurité des personnes et des biens  Responsable de traitement : Mandant Intérêt légitime (1) Cet intérêt consiste à assurer la sécurité des biens et des personnes ayant accès aux actifs immobiliers   30 jours concernant les enregistrements de vidéo-surveillance (8) sauf durée plus brève indiquée sur place Prestataires informatiques (2)  Services juridiques et conformité de Crédit Agricole Services Immobiliers, Crédit Agricole Immobilier  Personnel en charge de visualiser les images/prestataire spécialisé en sécurité, – prestataire technique Tiers autorisés et institutions publiques (ex. : forces de l’ordre) 

Finalité 4 : Prospection, animation commerciale et pilotage de l’activité

Envoi d’une communication commerciale personnalisée, offres de produits et services des sociétés et filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole, utilisation de cookies et traceurs, suivi des e-mails et pilotage des activités.

Sous-finalité et référence Base légale Durée de conservation des Données Destinataires des Données Données obtenues auprès de tiers 
Envoi d’une communication commerciale personnalisée  Consentement (4) des Copropriétaires, Intermédiaires ou prospects Trois ans (8) à compter de : la fin du Mandat pour les Copropriétaires et Intermédiaires la dernière communication pour les prospects Prestataires informatiques (2) Sociétés du Groupe Crédit Agricole Immobilier (conf. chapitre XIII)  
Offres de produits et services des sociétés et filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole (3) aux Copropriétaires/Intermédiaires, prospects  Consentement (8)  Trois ans (8) à compter de :  – la fin de la relation commerciale avec le Mandant – Sociétés et filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole (3)   – Prestataires tiers (par exemple : prestataires marketing et de communication)  
Utilisation de cookies et traceurs à des fins de :   Amélioration de l’expérience utilisateur, notamment via des tests A/B Personnalisation des contenus et communications Publicité personnalisée, y compris via des partenaires publicitaires et réseaux sociaux Enrichissement de la connaissance Client/Prospect    Autres cookies / traceurs :  de mesure d’audience  cookies techniques   Consentement (4) de l’utilisateur   Exceptions :  Intérêt légitime (5) de Cotoit concernant la mesure d’audience (lorsque les cookies concernés répondent aux exceptions au recueil du consentement), la bonne consultation des communications électroniques et les cookies techniques   Son intérêt est d’optimiser l’utilisation de son site internet et de s’assurer de la bonne réception et ouverture de ses courriels  Pour les cookies publicitaires :  Les informations collectées sont conservées 13 mois*   La durée de conservation de votre consentement ou refus est de 6 mois  Pour les autres cookies : les informations collectées sont conservées au maximum 26 mois  – Sociétés et Filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole   – Partenaires tiers (par exemple pour des opérations de webmarketing)  
 Suivi des communication par e-mails Intérêt légitime(1) : dépôt de pixels pour  (i) vérifier que la communication a bien été consultée afin d’assurer son bon acheminement et la transmission de l’information, (ii) assurer la sécurité dans un processus d’authentification.  Notre intérêt consiste à répondre à toute demande du destinataire, fournir des informations transactionnelles ou assurer la sécurité.  Consentement (4) : dépôt de pixels pour   (iii) analyser le comportement du destinataire et ainsi évaluer l’efficacité des communications, personnaliser les messages  Deux (2) ans (8) à compter de la communication. Prestataires informatiques (2)  Prestataires techniques (par exemple sous-traitants, prestataires d’emailing, de marketing)  Des explications sur les pixels sont consultables dans la définition du Pixel (chapitre II. « Quels sont les termes clés ? »).  
Pilotage des activités  Piloter les activités marketing Elaborer de nouvelles offres Etablir un Indice de Relation Client (IRC) Animer et développer la relation avec les Copropriétaires, Mandants, Membres du Conseil Syndical, Intermédiaires et prospects. Améliorer la qualité de service et former le personnel. Intérêt légitime (1)  Cet intérêt consiste à i) optimiser l’efficacité commerciale, à travers par exemple l’élaboration de nouvelles offres adaptées au marché,  ii) assurer une relation optimale avec les Copropriétaires, Intermédiaires et Prospects (ex : IRC, amélioration de nos services au moyen des enregistrements des appels, rappel d’appels manqués) et formation du personnel Consentement (4) pour l’envoi d’une newsletter Trois ans* à compter de : la fin de la relation commerciale avec les Mandants la dernière communication pour les Intermédiaires, Copropriétaires et prospects  Enregistrements des conversations/appels :  30 jours à compter de l’enregistrement  Prestataires informatiques (2)  Sociétés et filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole (3)  Prestataires tiers (ex : prestataires marketing et de communication) – Institut de sondage  Institut de sondage   Catégories de données suivantes (IRC) :  Données d’Identité,  Données de contact,  Données de connaissance Client, besoins en matière immobilière 

(1) Vous avez la possibilité de vous opposer au traitement de vos données pour cette sous-finalité pour des raisons tenant à votre situation particulière (sauf à ce que le Responsable de traitement ne prouve qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits).  

(2) Les prestataires informatiques gèrent notamment l’hébergement des données, des solutions informatiques, la signature électronique, les lettres recommandées électroniques, le partage sécurisé de données avec des tiers, un CRM, l’envoi d’e-mails, une plateforme téléphonique.  

(3) Les sociétés et Filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole y compris les sociétés du groupe Crédit Agricole Immobilier sont consultables au chapitre XIII ci-avant.  

(4) Vous avez la possibilité de retirer votre consentement pour ce traitement de vos données à tout moment et sans motif. 

(5) Vous avez la possibilité de vous opposer au traitement de vos Données personnelles pour ce traitement à tout moment et sans motif.  

(6) Les sociétés et Filiales nationales ou régionales du Groupe Crédit Agricole sont co-responsables de traitement pour les opérations de gestion des conflits d’intérêts, gestion de la fraude et stockage des données et toutes les opérations d’alerte éthique et en lien avec le devoir de vigilance.   

(7) Les cookies et autres traceurs strictement nécessaires permettent d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Site, de mémoriser vos choix et de gérer vos préférences de consentement. Avec votre consentement lorsque celui-ci est requis, des cookies peuvent également être utilisés pour mesurer l’audience du Site, améliorer ses performances et l’expérience utilisateur (notamment via des tests A/B), personnaliser les contenus proposés et mesurer l’efficacité des campagnes publicitaires. 

(8) Sous réserve de l’application de durées légales ou de conservation ou de prescription plus longues.

Politique de confidentialité Cotoit.23.07.2026 

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