Qui fait quoi avec Cotoit ?

Le guide pratique des rôles de chacun
En option
Cotoit s'occupe de
Cotoit
s'occupe de
Vous
êtes autonomes pour
Ensemble
nous agissons pour
Gestion comptable
Reprise comptable
Ouverture et gestion du compte bancaire séparé (hors frais bancaires) et gestion des fonds de réserves
Appels de charges et répartition annuelle
Recouvrement des charges
Saisies et paiements des factures
Élaboration du budget des charges courantes
Élaboration des annexes comptables
Soumission des comptes à l'approbation de l’AG
Clôture des comptes
Gestion du personnel d’immeuble (paie, charges sociales et formalités diverses) Forfait 500€/an/salarié
pour les copropriétés ayant du personnel d’immeuble
Gestion administrative
Sélection, entretiens d'embauche du personnel d’immeuble Pré-sélection & contrat Sélection candidat
Récupération et gestion des archives
Immatriculation et mise à jour immatriculation
Gestion du carnet d’entretien
Création et modification du règlement de copropriété
Mutation d'un lot : dossier préalable à la vente, état daté et mutation 300€
Réception et rédaction des courriers pour le syndicat des copropriétaires
Diffusion des compte-rendus
Gestion du contrat d’assurance de l’immeuble
Gestion des sinistres et des incidents
Signalement des incidents
Gestion du suivi des incidents (avec ordre de service et/ou commande)
Déclaration et suivi des sinistres auprès de l’assureur de la copropriété
Choix des prestataires
Commande des travaux aux prestataires pour les parties communes
Perception et remboursement des indemnités aux copropriétaires
Expertise (visite sur les lieux, participation au RV de l’expert)
Diffusion des compte-rendus
Assemblée Générale
Élaboration de l’Ordre du jour
Rédaction et envoi de la convocation
Coaching de préparation AG - 30 minutes par téléphone
Présence physique à l’AG (jusqu’à 21h)
Tenue de l'AG en audio ou visio-conférence (2h maximum) pendant les heures ouvrables
Tenue de l'AG en audio ou visio-conférence en dehors des heures ouvrables (jusqu'à 21h)
Édition du PV via l'outil en ligne
Diffusion du PV
Mise en œuvre des décisions
Gestion technique
Visite d’immeuble périodique (incluse au premier contrat, puis facturée 160€ à chaque renouvellement)
Visite supplémentaire .
Signature des contrats avec les prestataires
Mise en concurrence et analyse complète des contrats : cahier des charges, appels, étude et synthèse des offres
Choix des entreprises
Réception des entreprises sur place
Commande des travaux
Mise en concurrence des entreprises avec analyse complète pour les travaux : cahier des charges, appels, étude et synthèse des offres
Suivi et réception des travaux PV de réception fourni par Cotoit (avec délégation de l'AG)
Juridique
Représentation de la copropriété en justice
Responsabilité juridique
Constitution ou reprise d’une procédure
Suivi quotidien
Outil collaboratif / tableau de pilotage des informations en ligne 24h/24
Mise à disposition et animation

Usage
Accueil téléphonique de 10h à 13h et de 14h à 19h, du lundi au vendredi
Coachs copro disponibles pour questions et coaching (e-mail, SMS, téléphone et chat)